Jeder Finanzbericht besteht aus drei Teilen:
- den "Individual Financial Statements" aller Projektpartner:innen und "linked third parties",
- der dazugehörigen "Explanation on the Use of Resources" mit näheren Erklärungen zu den förderfähigen Kosten und
- dem automatisch generierten "Summary Financial Statement" aller Projektpartner:innen mit dem "Request for Interim/Balance Payment".
Im "Individual Financial Statement" (Annex 4 des Fördervertrages; in tabellarischer Form) sind alle in der Berichtsperiode entstandenen förderfähigen Kosten des/r Projektpartners/in korrekt und vollständig anzugeben – auch dann, wenn die beantragte EU-Förderung (engl. „requested EU contribution“) geringer ist als die förderfähigen Kosten. Es wird von jedem/r Projektpartner:in (sowie "linked third party") einzeln ausgefüllt, durch den "Financial Signatory (FSIGN)" elektronisch signiert und beim/bei der Koordinierenden eingereicht. Die konsortiumsinterne Frist dafür ist üblicherweise im Konsortialvertrag geregelt. Der/Die Koordinierende hat den gesamten Zwischen- bzw. Endbericht innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Berichtsperiode über das Funding & Tenders Opportunities Portal bei der EU-Kommission einzureichen. Versäumt ein/e Projektpartner:in diesen Abgabetermin, kann er/sie das "Individual Financial Statement" erst bei der nächsten regulären Berichterstattung nachreichen. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist nur nach der letzten Berichtsperiode möglich.
Kosten in Fremdwährungen, die Projektpartner:innen aus der Eurozone entstanden sind (z.B. Reisekosten), sind nach der üblichen Praxis der Organisation umzurechnen. Projektpartner:innen außerhalb des Euroraums haben ihre gesamten Kosten nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Berichtsperiode in Euro umzurechnen.
Sollten in einem früheren "Individual Financial Statement" Fehler passiert sein, ist eine Berichtigung (engl. "Adjustment") durchzuführen. Dazu scheint ab der zweiten Berichtsperiode direkt im "Individual Financial Statement" die Schaltfläche „add adjustment“ auf. In dieses „Adjustment Financial Statement“ ist nur die Differenz zwischen ursprünglichem und korrigiertem Betrag einzutragen. Fehler in den Abrechnungen müssen periodenrichtig als Adjustment eingegeben werden. Deshalb bedarf es für Korrekturen ein Adjustment pro Periode.
Bitte beachten: Adjustments dürfen ausschließlich zur Korrektur von Fehlern verwendet werden (z.B. Kosten wurden vergessen, zu hoch/niedrig angegeben), und nicht, um z.B. auf Basis des „letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres“ berechnete Personalkosten nachträglich neu zu berechnen!
Beim Endbericht (nach der letzten Berichtsperiode) sind neben den förderfähigen Kosten auch etwaige Einnahmen des Projekts anzugeben sowie ein etwaiges verpflichtendes "Certificate on the Financial Statements (CFS)" einzureichen.
Die eingereichten Berichte werden von der EU-Kommission geprüft und entweder als gesamtes akzeptiert oder zurückgewiesen. Im Fall einer Zurückweisung des Gesamtberichts muss dieser neu eingereicht werden. Die Frist für die Überweisung der jeweiligen Zahlung durch die EU-Kommission beträgt 90 Tage ab der Einreichung des Zwischen- bzw. Endberichts und verlängert sich im Fall einer Zurückweisung des Berichts.
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Deliverables
Deliverables sind zusätzliche Ergebnisse eines Projektes (z.B. spezieller Bericht, Liste), welche zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt erfüllt werden müssen. Der/Die Koordinierende muss Deliverables des Annex 1 des Fördervertrages entsprechend den zeitlichen und sonstigen Vorgaben an die EU-Kommission weiterleiten.
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