FAQ zur Preisangemessenheit bei Beschaffungen außerhalb des Geltungsbereichs des BVergG idgF/BVergGKonz idgF bzw im Direktvergabebereich
Die FAQ werden zu allgemeinen Informationszwecken zur Verfügung gestellt und dürfen nicht als vollständig oder für jede Situation anwendbar angesehen werden. Sie stellen die Meinung und Auslegung der FFG dar und haben keine rechtliche Bindung. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Geltung des BVergG idgF/BVergGKonz idgF .die Bestimmungen jedenfalls einzuhalten sind.
- Für welche Fördernehmer:innen gelten diese FAQ?
Diese FAQ gelten für Fördernehmer:innen die nicht dem BVergG idgF/BVergGKonz idgF unterliegen bzw deren konkrete Beschaffung nicht in dem Geltungsbereich des BVergG idgF/BVergGKonz idgF fällt sowie für Fördernehmer:innen, die dem BVergG idgF/BVergGKonz idgF unterliegen und deren konkrete Beschaffung im Direktvergabebereich, aber über der zu beachtenden Wertgrenze laut Ausschreibungsleitfaden bzw Fördervertrag liegt.
- Warum sind Vergleichsangebote einzuholen, obwohl der/die Fördernehmer:in nicht dem BVergG unterliegt?
Voraussetzung für das Anerkenntnis förderbarer Kosten durch Beschaffungsvorgänge ist die Preisangemessenheit dieser Kosten. Durch die verpflichtete Einholung von Vergleichsangeboten wird sichergestellt, dass diese Kosten preisangemessen sind.
- Welche Wertgrenze muss der/die Fördernehmer:in bei der Verpflichtung zur Einholung von Vergleichsangeboten berücksichtigen?
Grundsätzlich gilt die Wertgrenze von Euro 100.000,- laut Kostenleitfaden idgF. Diese Wertgrenze kann jedoch im Ausschreibungsleitfaden bzw im Fördervertrag geringer angesetzt sein. In diesem Fall gilt die geringere Wertgrenze.
- Handelt es sich bei der Wertgrenze um einen Netto- oder um einen Bruttowert?
Ab dem Betrag der Wertgrenze (genau) sind Vergleichsangebote einzuholen. Ausschlaggebend ist der Nettobetrag.
- Reicht die Auftragswertschätzung im Antrag für die Preisangemessenheitsprüfung?
Nein, der im Antrag anzugebende geschätzte Wert wird durch die Fachgutachter bzw Jury ex ante auf Plausibilität geprüft, dies ersetzt jedoch nicht die Einholung von Vergleichsangeboten zum Nachweis der Preisangemessenheit.
- Wie erfolgt der Nachweis der Preisangemessenheit, wenn keine Vergleichsangebote eingeholt werden konnten?
Sollte die Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich sein ist der im Antrag angegebene geschätzte Wert subsidiär zur Plausibilisierung heranzuziehen.
- Was wären akzeptable Gründe für das Nichtvorliegen von Vergleichsangeboten?
Die Prüfung des Vorliegens akzeptabler Gründe für das Nichtvorliegen von Vergleichsangeboten unterliegt immer einer Einzelfallprüfung, wobei die Beweislast der/die Fördernehmer:in trägt und die Gründe vor Beschaffung schlüssig und nachvollziehbar, schriftlich dokumentiert werden müssen. Fälle, in denen das Nichtvorliegen von Vergleichsangeboten akzeptiert werden könnten, sind etwa:
- mehrere Anbieter wurden angefragt, jedoch nur ein Angebot gelegt,
- technische Ausschließlichkeit („das kann nur der“ - hier ist durch den Förderungsnehmer zumindest der Versuch einen anderen Anbieter zu finden (Marktrecherche) nachzuweisen),
- bei Erweiterungen bzw. Zusatzmodulen kann eine Bindung an einen Lieferanten aus technischen Gründen gegeben sein
- Ist bei bereits vor Projektbeginn angeschafften Maschinen ein Nachweis der Preisangemessenheit zu erbringen?
Wurden Maschinen vor Projektbeginn angeschafft und werden im Rahmen der anteiligen Abschreibung bzw. im Maschinenstundensatz/Laborstundensatz angesetzt, ist kein Nachweis der Preisangemessenheit zu erbringen.
- Ist bei Maschinen, welche im Rahmen des Projektes neu angeschafft werden, welche jedoch auch anderweitig verwendet werden, ein Nachweis der Preisangemessenheit zu erbringen?
Wird die Maschine im Rahmen eines Projektes angeschafft, ist grundsätzlich ab der geltenden Wertgrenze ein Nachweis der Preisangemessenheit zu führen, auch wenn die Nutzungsdauer über das Projektende hinaus geht bzw. eine anteilige Nutzung parallel auch außerhalb des Projektes erfolgt. Relevant für die Wertgrenze sind die Anschaffungskosten und nicht der Anteil der Nutzung im Projekt.
- Wie ist mit Abrufen aus Rahmenverträgen umzugehen?
Werden im Rahmen eines Projektes Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen abgerufen, ist zu prüfen, ob vor Abschluss des Rahmenvertrages Vergleichsangebote eingeholt wurden. Wurden Vergleichsangebote für den Abschluss des Rahmenvertrags eingeholt, so können Abrufe je nach Vertragslaufzeit bis zu 4 Jahren getätigt werden ohne nochmalige Einholung von Vergleichsangeboten.
Wurden bei Abschluss des Rahmenvertrags keine Vergleichsangebote eingeholt, so müssen vor dem Abruf aus der Rahmenvereinbarung Vergleichsangebote eingeholt werden.
- Wie lange gilt das Bestangebot? Ab wann muss ich wieder Vergleichsangebote einholen?
Grundsätzlich sind für jede Beschaffung über der Wertgrenze Vergleichsangebote einzuholen. Wenn jedoch zeitnah - nicht länger als 2 Jahre - vorher Vergleichsangebote eingeholt wurden, kann der daraus ermittelte Bestbieter für die Beschaffung gleichartiger Waren zu gleichen Bedingungen gewählt werden.
- Wie ist mit mehrjährigen Projekten umzugehen?
Bei mehrjährigen Projekten sind die geplanten, vorhersehbaren, gleichartigen Beschaffungen, beim gleichen Lieferanten der einzelnen Jahre (aber immer höchstens vier Jahre vom Prüfungszeitraum zurückgerechnet) zu addieren.
- Sind gleichartige Beschaffungen in verschiedenen Projekten zusammen zu rechnen?
Jedes Projekt ist für sich einzeln zu betrachten. Bei Gesamtprojekten, die in mehrere Jahre gesplittet sind, hat eine Zusammenrechnung zu erfolgen.
- Wie ist bei Beschaffungen innerhalb eines Konzerns/verbundenen Unternehmen vorzugehen?
Bei der Beschaffung von Leistungen von verbundenen Unternehmen sind ebenfalls Vergleichsangebote einzuholen. Die Kosten werden wie Kosten des Förderungsnehmenden behandelt.
- Was ist zusätzlich bei RRF-Projekten zu prüfen?
Die mit RRF-Mitteln geförderten Projekte habe als Vorgabe, dass sie bei jedem Bericht eine ausgefüllte Checkliste der im Berichtszeitraum durchgeführten Beschaffungen über EUR 50.000,- abgeben.
- Wie ist die Bestimmung zu den russischen Beteiligungen zu verstehen?
Nachfolgende Sanktionen idgF sind zu beachten:
- Personenbezogene Sanktionen (natürliche und juristische Personen die nicht beauftragt werden dürfen)
- Regionenbezogene Sanktionen (Kherson, Donezk, Krim, Luhansk, Saporischschja)
- Sektorale Sanktionen (Wirtschafts- und Finanzsanktionen; Export- und Importverbote; Dienstleistungssanktionen)
Diesbezüglich muss eine Eigenerklärung abgeben werden, dass eine Prüfung hinsichtlich der genannten Sanktionen (idgF) durchgeführt wurde und die jeweilige Beschaffung bzw der/die jeweilige Auftragnehmer:in unter keine dieser Sanktionen fällt oder der/die Auftragnehmer:in gibt eine Eigenerklärung darüber ab, dass er/sie nicht unter die genannten Sanktionen (idgF) fällt.
Es wird darauf hingewiesen, dass für Fördernehmer:innen, welche dem BVergG idgF/BVergGKonz idgF unterliegen, strengere Regelungen (Verordnungen (EU) 833/2014) gelten.
- Wie soll die Liste mit den geplanten bzw. bereits durchgeführten Beschaffungen aussehen?
Liste der für das Projekt geplanten und vorgenommenen Beschaffungen
(mit dem Antrag bzw. bei Änderungen mit dem nächsten Bericht zu schicken)
|
fortl. Nr. |
Bezeichnung der Beschaffung |
geschätzte/tats. Kosten |
| 1 | xx | € |
| 2 | xx | € |
| 3 | xx | € |
| 4 | xx | € |
| 5 | xx | € |
Ausfüllhilfe:
- Sammelpositionen sind möglich (kleinteilige gleichartige Leistungen)
- bei bereits vorgenommenen Beschaffungen sind die Planwerte durch Istwerte zu ersetzen
- Wie muss die Marktrecherche bzw. Einholung der Vergleichsangebote dokumentiert werden?
Einholung der Vergleichsangebote:
Der/die Fördernehmer:in kann dafür die Checkliste heranziehen. Grundsätzlich sollten folgende Punkte dokumentiert werden:
- Wann, welches Unternehmen zur Legung eines Angebotes eingeladen wurde, samt Angebotsfrist,
- Datum des Angebotes bzw der Absage
- Erklärung, dass bis zum Angebotsfristende kein Angebot gelegt wurde.
(Nachweis: Einladungen zur Angebotslegung, Angebote, Absagen)
Marktrecherche:
Der/die Fördernehmer:in kann dafür die Checkliste heranziehen. Grundsätzlich können folgende Punkte dokumentiert werden:
- Recherchen unter Einbeziehung von Suchmaschinen (zB Google) unter Angabe des Zeitpunkts der Suche
- Recherchen im Internet unter Angabe von Zeitpunkten der Recherchen und Websites
- Angabe von Auskunftspersonen, samt Zeitpunkt der Auskunft
(Nachweis: Screenshots, Schreiben etc.)
- Wie soll die Entscheidungsfindung dokumentiert werden?
Der/die Fördernehmer:in kann dafür die Checkliste heranziehen. Grundsätzlich sollten folgende Punkte dokumentiert werden:
Angabe der Kriterien wonach entschieden wurde.
(Nachweis: Bewertungsmatrix oder schriftlicher Vermerk über die Bewertung)
- Wie ist zu dokumentieren, dass kein Interessenskonflikt vorliegt?
Der/die Fördernehmer:in kann dafür die Checkliste heranziehen. Grundsätzlich sollten die aktiven Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenskonflikten bei Beschaffungsvorgängen dokumentiert werden.