Im Konsortialvertrag kann jedes Konsortium eigene Regelungen bezüglich der Aufteilung und Weiterleitung der Zahlungen der EU-Kommission an die Vertragsparteien vereinbaren.
Laut Fördervertrag ist der/die Koordinierende verpflichtet, die Zahlungen der EU-Kommission „ohne ungerechtfertigte Verzögerung“ an die Projektpartner:innen weiterzuleiten (siehe Artikel 21.7 des Fördervertrages). Dies ist allerdings eine sogenannte "Default-Regelung" (engl. "default rule"), welche im Konsortialvertrag durch eine individuelle Vereinbarung abgeändert werden kann.
Die Vertragsparteien können im Konsortialvertrag beispielsweise vereinbaren, dass ...
- einzelne Vertragsparteien einen größeren oder kleineren Teil der Vorfinanzierung erhalten, als es ihrem prozentuellen Anteil am Projektbudget entspricht
- einzelne Vertragsparteien gar keine Vorfinanzierung ausbezahlt bekommen
Häufig wird ein Zahlungsplan für die Überweisung der Zahlungen in mehreren Raten vereinbart (d.h. ein Teil der jeweiligen Zahlung wird erst nach einer gewissen Zeit und/oder nachgewiesenen Arbeitsfortschritten an die Vertragsparteien überwiesen). Oft wird vereinbart, dass bei nicht vereinbarungsgemäßer Durchführung von Projektaufgaben einer Vertragspartei, die weiteren Zahlungen zurückgehalten werden.
Zumeist wird geregelt, dass jede Vertragspartei höchstens so viel Geld erhält, wie ihr nach der aktuellen Fassung des Projektbudgets zusteht (Bitte beachten: Dieser Anteil entspricht nicht unbedingt jenem in Annex 2 des Fördervertrages, da nicht für alle Budgetumschichtungen eine Vertragsänderung notwendig ist!). Ergibt sich aufgrund dieser Regelung bei der Verteilung der Schlusszahlung ein Überschuss, kann dieser unter jenen Vertragsparteien aufgeteilt werden, die mehr Geld verbraucht haben als budgetiert.
Meistens ist vorgesehen, dass über alle finanziellen Fragen ein konsortiumsinternes Gremium abstimmt. Es ist aber auch möglich, eine konkrete Vereinbarung über die Aufteilung eines allfälligen Überschusses zu Projektende in den Konsortialvertrag aufzunehmen. Folgender unverbindlicher Formulierungsvorschlag für eine solche Vereinbarung wurde uns freundlicherweise von der Salzburg Research Forschungsgesellschaft zur Verfügung gestellt:
A Party that spends more than its allocated share of the budget as set out in the Consortium Plan will be funded as follows:
- Funding in accordance with its duly eligible costs up to their allocated share of budget will be reimbursed in full.
-
Funding in accordance with its duly eligible costs exceeding the allocated share of budget will be reimbursed proportionally on condition that such funds are available at the end of the project (e.g. budget not spent by other partners).
Such reimbursement will be calculated as follows:a. If the total amount of budget overspending is lower than the total amount of budget not spent the individual budget overspendings will be funded in full.
b. If the total amount of budget overspending exceeds the total amount of budget not spent the redistribution will be calculated using the following formula: Total amount of budget not spent / total amount of budget overspending = percentage of individual budget overspending that will be paid to partner. Any other mode of calculation requires a majority decision of the General Assembly.
Im Konsortialvertrag kann auch ein eigener Aufteilungsschlüssel für die gesamte EU-Förderung vereinbart werden. Das bedeutet, dass die Förderung konsortiumsintern anders aufgeteilt wird, als es den von den einzelnen Projektteilnehmer:innen abgerechneten und von der EU-Kommission anerkannten Kosten entspricht.
Aufgrund des erheblichen Gestaltungsspielraums des Konsortiums empfiehlt es sich im eigenen Interesse, insbesondere die finanziellen Regeln im Konsortialvertrag vor der Unterzeichnung genau zu prüfen.
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