Projektmanagement in Horizon 2020

Das Projektkonsortium trägt die Verantwortung für die Durchführung des jeweiligen Projektes, weshalb ein gutes Projektmanagement von Beginn an unerlässlich für eine reibungslose, erfolgreiche Abwicklung ist. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten rechtlichen und finanziellen Schritte im Projektablauf. Detailinformationen finden Sie auf unseren jeweiligen verlinkten Themenseiten.

 

Ausführliche Informationen zum „Grant Management“ erhalten Sie im Online Manual der EU-Kommission. 
 

Projektkoordinierende vs. Projektteilnehmende

In jedem Horizon 2020-Projekt muss eine/r der Projektpartner:innen als Projektkoordinierende:r ernannt werden. Der/Die Projektkoordinierende ist der Knotenpunkt für jegliche Kommunikation zwischen der EU-Kommission (d.h. dem Project Officer) und dem übrigen Projektkonsortium und hat in dieser Rolle auch besondere Pflichten (siehe Artikel 41 des Fördervertrages). 
 

Berichterstattung und Zahlungsaufforderungen 

Nähere Informationen finden Sie unter „Reporting“.

Hier finden Sie die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit der Berichterstattung und der Förderungsauszahlung:

Fristen zu Berichterstattung und Auszahlungen
Was? Frist Art. GA Anmerkung
Zwischenbericht 
("interim report")
binnen 60 Tagen ab Ende der Berichtsperiode 20.3  
Endbericht 
("final report")
binnen 60 Tagen ab Ende der letzten Berichtsperiode 20.4  
Vorfinanzierung 
("pre-financing payment")
binnen 30 Tagen 21.2 entweder ab Inkrafttreten des Fördervertrages, 
oder ab 10 Tagen vor Projektbeginn 
(je nachdem was zuletzt eintritt)
Zwischenzahlung 
("interim payment")
binnen 90 Tagen ab Erhalt des Zwischenberichts 21.3  
Schlusszahlung 
("balance payment")
binnen 90 Tagen ab Erhalt des Endberichts 21.4  


Vertragsänderungen

Nähere Informationen finden Sie unter „Vertragsänderung“. 
 

Konsortialvertrag

Nähere Informationen finden Sie unter „Konsortialvertrag“. 
 

Veröffentlichung und Verbreitung von Projektergebnissen

Nähere Informationen finden Sie unter „Open Access“ und „Open Data“. 
 

Die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum:

Was? Frist Art. GA Anmerkung
Gewährung nicht-exklusiver Lizenzen bei Miteigentum (engl. "joint ownership")  mindestens 45 Tage vor Gewährung 26.2 Benachrichtigung der übrigen Miteigentümer:innen
Absicht, Ergebnisse nicht mehr zu schützen/Schutz der Ergebnisse nicht zu verlängern mindestens 60 Tage vor Ende des Schutzes 26.4.2 Benachrichtigung der EU-Kommission (mit Begründung)
Verbreitung von eigenen Ergebnissen mindestens 45 Tage vor Verbreitung 29.1 Benachrichtigung der übrigen Projektpartner:innen
Übertragung von Eigentum an eigenen Ergebnissen mindestens 45 Tage vor Übertragung 30.1. Benachrichtigung jener Projektpartner:innen mit Zugangsrechten ("access rights") zu diesen Ergebnissen

 

Bewerben des Projektes und Sichtbarkeit der EU-Förderung

Die Projektpartner:innen müssen das Projekt sowie dessen Ergebnisse bewerben und eine breite Öffentlichkeit mit Informationen versorgen. Dazu gehört auch das Sichtbarmachen der EU-Förderung durch entsprechende Hinweise (d.h. EU-Logo UND im Fördervertrag vorgeschriebener Text).

Vorlagen für Sticker als Hinweis auf die EU-Förderung finden Sie im Online Manual der EU-Kommission. 
 

Nähere Informationen finden Sie im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 38. 
 

Überprüfungen durch die EU-Kommission

  • "Checks
    Dies sind üblicherweise rein interne Prüfungen, bei denen die EU-Kommission sämtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Projekt prüfen kann. Verlangt das Ergebnis eine genauere Prüfung, kann anschließend ein "Review" oder "Audit" durchgeführt werden. 
     
  • "Reviews
    Im Rahmen dieser kann die EU-Kommission die technische Durchführung des Projektes prüfen. Ein "Review" kann jedoch auch z.B. finanzielle und budgetäre Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "review report" festgehalten. 
     
  • "Audits
    Üblicherweise konzentriert sich der/die Auditierende auf die finanzielle Durchführung des Projektes, es kann jedoch auch z.B. technische Aspekte betreffen. Das Ergebnis wird in einem "final audit report" sowie in einem "letter of audit conclusions (LoC)" dokumentiert. 

    Nähere Informationen finden Sie unter „Audits“. 

     

Bitte beachten: Auch etwaige Nicht-Projektpartner:innen ("third parties") können geprüft werden! Stellen Sie als Projektpartner:in daher unbedingt (vertraglich) sicher, dass die EU-Kommission diese Rechte gegenüber den Dritten ausüben kann. Zu diesem Zweck können Sie unseren Sideletter als Vorlage verwenden. 
 

Eine Übersicht über die Fristen im Zusammenhang mit Überprüfungen:

Fristen zu "Checks", "Reviews" und "Audits"
Was? Frist Art. GA Anmerkung
Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten bis zu 5 Jahre nach der Schlusszahlung 18.1 bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre
Aufbewahrung bei laufenden "checks", "audits", "reviews" etc. bis zu deren Ende 18.1  
Durchführung von "checks" unbegrenzt 22.1.1  
Durchführung von "reviews" bis zu 2 Jahre nach der Schlusszahlung 22.1.2  
Durchführung von "audits" bis zu 2 Jahre nach der Schlusszahlung 22.1.3  
Prüfungen durch den Europäischen Rechnungshof unbegrenzt 22.3  
Impact-Evaluierung bis zu 5 Jahre nach der Schlusszahlung 23.1 bei Förderung bis 60.000 €: 3 Jahre

Aufbewahrungsdauer im 7. Rahmenprogramm (FP7): mindestens 5 Jahre nach ProjektENDE!

 

Unterstützung für ein erfolgreiches Projekt!

Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können, finden Sie alle wichtigen rechtlichen Dokumente bei den „Reference Documents“ der EU-Kommission:

  • Das (General) Model Grant Agreement (GA) ist der Standard-Modellvertrag, der zwischen der EU-Kommission und den Projektpartner:innen abgeschlossen wird und somit unerlässlich für jedes Horizon 2020-Projekt. Der Inhalt wird individuell an das jeweilige Projekt angepasst und ist nach Unterzeichnung rechtsverbindlich. 
    Bitte beachten: Neben dem Standard-Modellvertrag gibt es abweichende Sonderregelungen für einige spezifische Projettypen (z.B. MSCA, KMU-Instrument, ERA-NET Cofund). 
     
  • Zur besseren Verständlichkeit empfehlen wir das Annotated Model Grant Agreement (AGA). Darin wird der Text des Modellvertrages um eine Kommentierung der EU-Kommission ergänzt (Beispiele, Interpretationshilfe etc.). 
     
  • Der Inhalt des AGA wurde in übersichtlicher Form in das Online Manual der EU-Kommission eingearbeitet, welches im Funding & Tender Opportunities Portal zu finden ist. Für alle Projektteilnehmenden, die möglichst rasch bestimmte Informationen benötigen! 
     

Weitere Informationen zu den Mindestteilnahmebedingungen sowie den Förderquoten finden Sie auf unseren spezifischen Themenseiten.

Funding & Tender Opportunities Portal

In Horizon 2020 erfolgt die Kommunikation zwischen Projektkonsortien und der EU-Kommission über eine elektronische Plattform, das Funding & Tender Opportunities Portal. Damit werden nicht nur Anträge und Berichte eingereicht, sondern auch Angelegenheiten über die Projektlaufzeit bis zum Abschlussbericht geregelt. Einerseits bietet das Portal umfangreiche Informationen zu Horizon 2020 und sonstigen Projektbeteiligungen, andererseits wird der projektspezifische Teil über ein sogenanntes ECAS-Konto mit individuellen Zugangsdaten abgewickelt. Über dieses Portal erfolgt auch die für das Projekt unabdingliche Registrierung der Organisation sowie die Rollenvergabe.

Hilfreiche Informationen zum "Funding & Tender Opportunities Portal":

  • auf der Homepage der EU-Kommission "Funding and Tenders Portal Introduction"
  • in der Präsentation der EU-Kommission zum "H2020 Coordinators' Day - Grant Agreement Preparation"

 

Nähere Informationen zu den einzelnen Managementschritten im Projektablauf, finden Sie …

  • im Informationsdokument von PwC und Technopolis Group "How to successfully manage a Horizon 2020-funded project"
  • in der Handreichung des BAK (Bundesweiter ArbeitsKreis) zum Thema „Abwicklung von EU-Projekten in Horizon 2020“
  • im Arbeitspapier des BAK (Bundesweiter ArbeitsKreis) zum Thema „Grundlegende Arbeitsschritte in Horizon 2020 – vom Antrag bis zum Abschlussbericht“

Kontakt

Mag. Martin BAUMGARTNER
Mag. Martin BAUMGARTNER
T 0043577554008
Mag. Tamara-Katharina MITISKA
Mag. Tamara-Katharina MITISKA
T 0043577554009
Robert WOREL
Robert WOREL
T 0043577554611