Vertragsvorbereitung in Horizon 2020

Was geschieht während der Vertragsvorbereitung?

• Die Angaben im Antrag werden überprüft und, wo nötig, ergänzt.
• Eckdaten des Projekts, wie Projektbeginn, Anzahl und Dauer der Berichtsperioden, Projektbudget und Höhe der Vorfinanzierung, werden festgelegt.
• Im Normalfall wird die finanzielle Leistungsfähigkeit des/r Koordinierenden überprüft  (engl. "Financial Capacity Check").
• Die Ergebnisse eines allfälligen „Ethics Review“ und/oder einer „Security Scrunity“ werden umgesetzt.

Wie erfolgt die Vertragsunterzeichnung?

• Nach Abschluss der Vertragsvorbereitung unterzeichnet jede/r Antragstellende zunächst die sogenannte „Declaration of Honour (DoH)“.
• Danach wird der Fördervertrag vom/von der Koordinierenden und anschließend von der EU-Kommission unterzeichnet.
• Die übrigen Projektpartner:innen haben 30 Tage Zeit, dem Fördervertrag mittels der sogenannten „Accession Form“ (Annex 3 des Fördervertrages) beizutreten.
• Alle genannten Verträge und Dokumente werden elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal durch den/die „Project Legal Signatory (PLSIGN)“ unterzeichnet.
   

Wichtige Hinweise

• Die Nichteinhaltung der in der Einladung zur Vertragsvorbereitung angegebenen Fristen (ohne Fristverlängerung) kann zum Scheitern des Projekts führen!
• „Substanzielle“ Abweichungen des Fördervertrages vom Projektantrag werden von der EU-Kommission nicht akzeptiert. Im Prinzip müssen alle Änderungen von der Einladung zur Vertragsvorbereitung gedeckt sein. Korrekturen offensichtlicher Fehler und Widersprüche sind zulässig. 
• Vorschläge der Evaluierenden im Evaluation Summary Report (ESR) können, müssen aber nicht umgesetzt werden. 
• Änderungen in der Zusammensetzung des Konsortiums sind nur in außergewöhnlichen Fällen möglich. Sie müssen begründet und mit dem "Project Officer (PO)" abgesprochen werden.
• Bis zur Vertragsunterzeichnung benötigt jede/r Projektpartner:in und jede "Linked Third Party" einen validierten PIC (engl. "Participant Identification Code"). Außerdem muss jede/r Projektpartner:in über einen für Horizon 2020 validierten "Legal Entity Appointed Representative (LEAR)" verfügen.
• Zur Kontaktaufnahme mit dem Validierungsservice der EU-Kommission müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Loggen Sie sich im Funding & Tenders Opportunities Portal ein, 2. Klicken Sie im Menü links auf "My Organisation(s)", 3. Klicken Sie rechts neben Ihrer Organisation auf "Actions" und auf "Modify Organisation", 4. Klicken Sie im Menü links auf "Messages" und auf "Create a new message".
• In der Vertragsvorbereitungsphase wird außerdem der Konsortialvertrag erstellt. Bitte beachten: In diesen Vertrag zwischen den Projektteilnehmenden ist die EU-Kommission nicht involviert.

Nähere Informationen finden Sie ...

• unter "Downloads"
• in den Präsentationen der EU-Kommission zum "H2020 Coordinators' Day - Grant Agreement Preparation"
• im Informationsblatt der EU-Kommission "Signing Horizon 2020 grant agreements electronically – what's involved?"
• in der Aufzeichnung unseres Webinars "Vertragsvorbereitung"