Wenn sich während eines laufenden Projekts die Projektbeschreibung (Annex 1 des Fördervertrages) oder das Projektbudget (Annex 2 des Fördervertrages) ändern, ist häufig eine offizielle Änderung des Fördervertrages nötig. Die Abwicklung erfolgt rein elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal.
Wann ist eine Vertragsänderung (engl. "Amendment") notwendig?
Unter anderem in folgenden Fällen:
- Ausstieg/Aufnahme eines/r Projektpartners/in
- Wechsel des/r Koordinierenden (mit oder ohne dessen/deren Einverständnis)
- Änderungen in Bezug auf "Linked Third Parties"
- Teilrechtsübernahme (engl. "partial takeover“) eines/r Projektpartners/in
- Vorzeitige Beendigung des Projekts
- Änderung von Optionen im Fördervertrag
- Änderungen des Annex 1 (z.B. Projektname/-akronym/-dauer, signifikante Änderung von Projektaufgaben (engl. "action tasks"))
- Änderungen des Annex 2, die der Zustimmung der EU-Kommission bedürfen
Bitte beachten Sie, dass die Mindestteilnahmebedingungen auch nach der Vertragsänderung erfüllt sein müssen!
Wann ist keine Vertragsänderung notwendig?
Ändern sich die Daten (Name, Rechtsform, Anschrift etc.) einer Organisation, sind diese durch den Legal Entity Appointed Representative (LEAR) der Organisation im Funding & Tender Opportunities Portal zu aktualisieren.
Budgetumschichtungen erfordern nur dann eine Vertragsänderung, wenn es zugleich zu einer signifikanten Änderung der Projektarbeit kommt. Bei nicht geplantem Subcontracting oder Sachleistungen Dritter hat der/die Projektpartner/in die Wahl zwischen einer Vertragsänderung und einer nachträglichen Anerkennung durch die EU-Kommission auf eigenes Risiko.
Wie läuft eine Vertragsänderung ab?
Diese wird elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal beantragt und abgewickelt. Die Initiative dazu geht in den meisten Fällen vom Konsortium aus, es gibt aber auch Vertragsänderungen auf Antrag der EU-Kommission.
Nachdem die konsortiumsinternen Entscheidungen (gemäß dem Konsortialvertrag) getroffen wurden, stellt der/die Koordinierende einen „Amendment Request“. Die EU-Kommission hat 45 Tage Zeit, auf den Antrag zu reagieren. Sie kann ...
- dem Antrag zustimmen („Agreement“), oder
- den Antrag ablehnen („Rejection“), wobei auch ein nicht fristgerechtes Reagieren als Ablehnung gilt, oder
- zusätzliche Informationen anfordern und/oder die Frist verlängern, um den Antrag genauer zu prüfen.
Jeder "Amendment Request" wird als Paket angesehen, das nur als Gesamtes angenommen oder abgelehnt werden kann (sollte das nicht erwünscht sein, müssen die Anträge einzeln gestellt werden). Eine nachträgliche Änderung eines "Amendment Requests" ist nicht möglich. Die Änderungen treten mit der elektronischen Unterzeichnung in Kraft. Sie werden entweder an diesem Tag wirksam oder zu einem anderen Zeitpunkt, der zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurde (allenfalls auch rückwirkend).
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 55
- im Guide der EU-Kommission zu "Amendment types & supporting documents"
- in den Präsentationen der EU-Kommission zum "H2020 Coordinator's Day: Amendments / Reporting and Payments"
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