Der Fördervertrag enthält genaue Regelungen über die Erstattungsfähigkeit von Kosten in Horizon 2020. Er enthält einerseits Kriterien, die auf alle zu fördernden Kosten zutreffen müssen, und andererseits spezielle Voraussetzungen für die einzelnen Kostenkategorien. Um Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden, empfiehlt sich eine frühzeitige Beschäftigung mit diesen Regeln.
Bei der Abrechnung am Ende jeder Berichtsperiode sind die Kosten nach den folgenden Standard-Budgetkategorien aufzuschlüsseln:
- Personalkosten
- Subcontracting
- Sonstige direkte Kosten: Reisekosten, Geräte/Infrastruktur, sonstige Waren/Dienstleistungen
- Indirekte Kosten
Im Normalfall erfolgt die Abrechnung auf Basis von„tatsächlichen Kosten“, wobei die folgenden Voraussetzungen jedenfalls vorliegen müssen:
Alle tatsächlichen Kosten müssen …
- dem/r Projektteilnehmenden tatsächlich entstanden sein (nicht geschätzt/fiktiv/veranschlagt),
- während der Projektlaufzeit entstanden sein (Ausnahmen: Reisekosten für Kick-Off-Meeting; Kosten für Schlussbericht bis 60 Tage nach Projektende),
- budgetiert sein (d.h. im Budget (= Annex 2 des Fördervertrages) angegeben; nähere Informationen zu Budgetumschichtungen),
- in Zusammenhang mit dem Projekt entstanden und für dessen Umsetzung notwendig sein,
- feststellbar und nachweisbar sein und unter Einhaltung der anwendbaren Buchhaltungsstandards und üblichen Buchführungsprinzipien in der Rechnungsführung des/r Projektteilnehmenden ausgewiesen sein,
- mit dem anwendbaren nationalen Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht übereinstimmen sowie
- vernünftig und gerechtfertigt sein und mit den Grundsätzen wirtschaftlicher Haushaltsführung (insbesondere der Wirtschaftlichkeit und Effizienz) in Einklang stehen.
Keinesfalls förderfähig sind u.a. folgende Kosten
- Rückstellungen für zukünftige Verluste und Verbindlichkeiten
- geschuldete Zinsen
- Wechselkursverluste
- abzugsfähige Mehrwertsteuer (Bitte beachten: Hingegen ist die nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer in Horizon 2020 sehr wohl förderfähig, d.h. wenn der/die Projektteilnehmende nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Nähere Informationen dazu in der Kategorie "Links & Downloads").
In bestimmten Fällen, die im Fördervertrag festgelegt sind, können Kosten auch mittels einheitlicher Sätze als sogenannte „Unit Costs“ abgerechnet werden. Dabei müssen der Projektbezug, die Notwendigkeit der verrechneten „Units“ für das Projekt und ihre Verwendung während der Projektlaufzeit nachgewiesen werden können.
Die indirekten Kosten werden in Horizon 2020 mit einer Pauschale („Flat Rate“) abgegolten. Dafür sind keine Nachweise notwendig. Die Abrechnung mittels sogenannter „Lump Sums“ ist in Standard-Projekten (RIA, IA, CSA) nicht vorgesehen.
Es können pro Projekt keinesfalls mehr Kosten als der im Fördervertrag angegebene „maximum grant amount“ abgerechnet werden. Überschreiten die beantragten Kosten eines/r Projektteilnehmenden einen bestimmten Wert (325.000 Euro in „tatsächlichen Kosten“ und „Durchschnittspersonalkosten“), ist gemeinsam mit dem Schlussbericht ein Prüfbericht eines/r Wirtschaftsprüfers/in („Certificate on the Financial Statements (CFS)“) vorzulegen.
Neben den Kosten der Projektteilnehmenden sind auch etwaige Einnahmen des Projekts auszuweisen. Bitte beachten Sie, dass Einnahmen unter Umständen zu einer Reduktion der Förderung führen können.
Die Kostenabrechnung und Unterzeichnung der Financial Statements durch den „Financial Signatory (FSIGN)“ der Organisation erfolgt rein elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal.
Nähere Informationen zu den erstattungsfähigen Kosten sowie zum Kostenreporting in Horizon 2020 finden Sie
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 6.
- in der Präsentation der EU-Kommission "Model Grant Agreement - Legal and Financial Issues"
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