Wenn sich Änderungen während eines laufenden Projekts bei den projektspezifischen Daten, der Projektbeschreibung (Annex 1) oder sonstigen, das Grant Agreement (GA) betreffenden Inhalten ergeben, ist häufig eine offizielle Vertragsänderung nötig. Die Abwicklung erfolgt rein elektronisch im Funding & Tender Opportunities Portal.
Wann ist eine Vertragsänderung ("Amendment") notwendig?
Unter anderem in folgenden Fällen:
- Ausscheiden/Neueintritt eines Beneficiary
- Wechsel des Koordinators bzw. der Koordinatorin (mit oder ohne dessen/deren Einverständnis)
- Änderungen in Bezug auf "Affiliated Entities" und/oder "Associated Partners"
- Vorzeitige Beendigung ("Terminierung") oder Aussetzen ("Suspension") des Projekts
- Änderung von Optionen im Grant Agreement
- substanzielle oder wichtige Änderungen des Annex 1 (Änderung von Projektname/-akronym/-dauer, signifikante Änderung von Projektaufgaben ("tasks") usw.)
- Änderungen des Annex 2, die der Zustimmung der EU-Kommission/Förderagentur bedürfen
Bitte beachten Sie, dass die Mindestteilnahmebedingungen auch nach der Vertragsänderung erfüllt sein müssen.
Wann ist keine Änderung des Grant Agreement nötig?
Ändern sich die Daten (Name, Rechtsform, Anschrift etc.) einer Organisation, sind diese durch den LEAR (Legal Entity Appointed Representative) der Organisation im Funding & Tender Opportunities Portal zu aktualisieren.
Budgetumschichtungen erfordern nur dann eine Vertragsänderung, wenn es zugleich zu einer substantiellen oder wichtigen Änderung der Projektbeschreibung (Annex 1) kommt. Bei ursprünglich nicht geplanten Subcontracts und Sachleistungen Dritter hat der Beneficiary die Wahl zwischen einer Vertragsänderung und einer nachträglichen Anerkennung auf eigenes Risiko.
Wie läuft die Vertragsänderung ab?
Diese wird papierlos im Funding & Tender Opportunities Portal beantragt und abgewickelt. Die Initiative dazu geht in den meisten Fällen vom Konsortium aus, es gibt aber auch Vertragsänderungen auf Antrag der EU-Kommission/Förderagentur.
Nachdem die konsortiumsinternen Entscheidungen (laut Konsortialvertrag) getroffen wurden, stellt der/die Koordinator:in einen „Amendment Request“. Die EU-Kommission/Förderagentur hat 45 Tage Zeit, auf den Antrag zu reagieren. Sie kann
- dem Antrag zustimmen („Agreement“);
- den Antrag ablehnen („Rejection“), wobei auch ein nicht fristgerechtes Reagieren als Ablehnung gilt oder
- zusätzliche Informationen anfordern und/oder die Frist verlängern, um den Antrag genauer zu prüfen.
Jeder "Amendment Request" wird als Paket angesehen, das nur als Gesamtes angenommen oder abgelehnt werden kann (sollte das nicht erwünscht sein, müssen die Anträge einzeln gestellt werden). Eine nachträgliche Änderung eines "Amendment Requests" ist nicht möglich. Die Änderungen treten mit der elektronischen Unterzeichnung in Kraft. Sie werden entweder an diesem Tag wirksam oder zu einem anderen Zeitpunkt, der zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurde (allenfalls auch rückwirkend).
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Guide der EU-Kommission zu "Amendment types & supporting documents"
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 39
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