"Lump Sum Funding" ist ein neues, vereinfachtes Förderinstrument, welches auf den Erfahrungen des "Lump Sum Funding-Piloten" in Horizon 2020 basiert und in Horizon Europe nun verstärkt ausgerollt wird.
Die EU-Kommission stellt umfangreiche Informationsdokumente und Leitfäden zur Verfügung (siehe "Präsentationen und Unterlagen der EU-Kommission"). Weiter unten erläutern wir Ihnen die wichtigsten Fakten zum Thema "Lump Sum Funding".
Präsentationen und Unterlagen der EU-Kommission:
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Was bedeutet „Lump Sum“?
Im Rahmen der Projekte werden die Kosten der Projektteilnehmenden nicht mehr im Rahmen einer finanziellen Berichterstattung, sondern durch einen im Vorhinein festgelegten Pauschalbetrag (engl. "lump sum“) abgegolten.
Dabei kommen seitens der EU-Kommission zwei Optionen zur Anwendung (Typ 1b ist die häufigere):
- Entweder wird die „Lump Sum“ von der EU-Kommission bereits im Call festgelegt und die Konsortien beschreiben in den Projektanträgen, welche Tätigkeiten sie für diesen festgelegten Betrag ausführen werden (= Typ 1a),
- oder der Pauschalbetrag wird von den Antragstellenden selbst im Antrag definiert und später im Fördervertrag festgelegt (= Typ 1b).
Wie unterscheidet sich das „Lump Sum Funding“ von herkömmlichen Forschungs- und Innovationsprojekten in Horizon Europe?
Die Auszahlung einer Pauschale reduziert einerseits den administrativen Aufwand, da sowohl eine Abrechnung als auch ein Nachweis der Kosten sowie finanzielle Überprüfungen nicht erforderlich sind. Andererseits liegt der Schwerpunkt auf der wissenschaftlich-technischen Projektimplementierung, da die Auszahlung durch die vertrags-/vereinbarungsgemäße Erfüllung von Arbeitspaketen bedingt ist.
In Annex 2 des Fördervertrages werden die Anteile am Pauschalbetrag pro Arbeitspaket und pro Projektpartner:in (bzw. etwaiger "affiliated entities") festgelegt. Dies ist zugleich der maximalen Haftungsbetrag jedes/r Projektpartners/in nach der Schlusszahlung.
Die Auszahlung dieser festgelegten Anteile am Pauschalbetrag hängen von der Fertigstellung des jeweiligen Arbeitspaketes ab (d.h. lediglich eine teilweise Durchführung der Projektaufgaben reicht grundsätzlich nicht für eine Auszahlung, siehe jedoch "Fragen & Antworten").
Was ist speziell bei der Antragstellung zu beachten?
Es sollte besonderes Augenmerk auf die Struktur der einzelnen Arbeitspakete gelegt werden, da diese für die Auszahlung der Anteile am Pauschalbetrag eine Rolle spielt. Die Anzahl der Arbeitspakete sollte angemessen und nachvollziehbar sein. Horizontale, lang andauernde Arbeitspakete (z.B. zur Koordinierung/zum Management oder zu Verwertung/Verbreitung) können entlang der Berichtsperioden in mehrere Arbeitspakete unterteilt werden.
Für die Antragstellung wird das Standard-Antragsformular für Horizon Europe verwendet, das jedoch für Lump Sum-Projektanträge ein höheres Seitenlimit hat (für RIA-/IA-Projekte sind dies 50 Seiten statt der standardmäßigen 45 Seiten; für CSA-Projekte sind dies 33 Seiten statt der standardmäßigen 30 Seiten).
Typ 1b: Um den Pauschalbetrag definieren und rechtfertigen zu können, muss eine Budgettabelle (als Excel-Datei) ausgefüllt und als Anhang zum Part B des Antragsformulars eingereicht werden (Anleitung zum Ausfüllen dieser Budgettabelle). Mithilfe dieser Budgettabelle wird der Pauschalbetrag anhand der geschätzten tatsächlichen Kosten berechnet. Lediglich die Aufteilung der Anteile am Pauschalbetrag pro Projektpartner:in und pro Arbeitspaket wird als Annex 2 in den späteren Fördervertrag aufgenommen (d.h. die ausgefüllte und eingereichte Budgettabelle wird NICHT Teil des späteren Fördervertrages).
Bezüglich der Evaluierung von Personalkosten in Lump Sum-Projekten stellt die EU-Kommission als Orientierung das "Horizon Dashboard for lump sum evaluations (personnel costs)" zur Verfügung.
Was ist speziell bei der Berichterstattung zu beachten?
Zur Berichterstattung wird das Standard-Berichtsformular verwendet.
Nur als "completed" markierte Arbeitspakete werden in der jeweiligen Berichtsperiode von der EU-Kommission zur Auszahlung des jeweiligen Anteils am Pauschalbetrag berücksichtigt. Die "completion" von Arbeitspaketen hängt von der vollständigen Durchführung der Tätigkeiten in diesem Arbeitspaket laut Projektbeschreibung (Annex 1 des Fördervertrages) ab (d.h. ein erfolgreiches Ergebnis ist NICHT zwingend erforderlich). Nicht vollständig abgeschlossene Arbeitspakete können in etwaigen späteren Berichtsperioden vervollständigt werden. Im Endbericht können auch nur teilweise vollständige Arbeitspakete berichtet werden.
Es ist keine finanzielle Berichterstattung wie in herkömmlichen Horizon Europe Forschungs- und Innovationsprojekten notwendig. Dennoch wird automatisch ein vereinfachtes "Financial Statement" im Funding & Tenders Opportunities Portal generiert und bei der EU-Kommission eingereicht.
In welchen Themenbereichen sind „Lump Sum Funding“-Projekte ausgeschrieben und wo erhalte ich Informationen zur Antragstellung?
Unsere thematischen NCP informieren Sie gerne darüber.
Nähere Informationen
Fragen & Antworten
Frage: Gibt es Unterschiede bei der Projektevaluierung?
Antwort: Die Evaluierungskriterien für Lump Sum-Projekte sind ident mit den Standard-Evaluierungskriterien (Excellence, Impact, Implementation). Die Kostenschätzung/Budgettabelle wird anhand der vorgeschlagenen Aktivitäten als Teil des Kriteriums "Implementation" evaluiert. Sollten die geschätzten Kosten unangemessen sein, werden die Expert:innen einen entsprechenden Budgetvorschlag im "Evaluation Summary Report" machen. Über- oder unterschätzte Kosten führen zu einer geringeren Punktevergabe. Die Standard-Briefingunterlagen für Evaluator:innen enthalten auch einen Abschnitt zur Evaluierung von Lump Sum-Anträgen (Folien 64-80).
Frage: Was passiert, wenn sich die Kosten nach Unterzeichnung des Fördervertrages verändern?
Antwort: Sobald der Pauschalbetrag (engl. "lump sum") im Fördervertrag festgelegt ist, wird die EU-Kommission etwaige spätere Preisänderungen (z.B. bei Gütern und Dienstleistungen) nicht beanstanden.
Frage: Werden die Anteile am Pauschalbetrag (engl. "lump sum“) ausbezahlt, wenn Arbeitspakete nur teilweise erfüllt sind?
Antwort: Laut Artikel 22.3.3 bzw. 22.3.4 des Fördervertrages, lösen grundsätzlich nur vollständig erfüllte Arbeitspakete eine Zahlung durch die EU-Kommission aus. Im Rahmen der Schlusszahlung kann die EU-Kommission auf individueller Basis entscheiden, bei nicht vollständig abgeschlossenen Arbeitspaketen dennoch eine teilweise Auszahlung zu gewähren.
Frage: Sind Budgettransfers während der Projektlaufzeit möglich?
Antwort: Ja, allerdings erfordern diese in Lump Sum-Projekten immer eine Vertragsänderung (engl. "amendment"). Budgettransfers zwischen Arbeitspaketen sind darüber hinaus zusätzlich an zwei Voraussetzungen gebunden:
- Der Budgettransfer darf sich nicht auf bereits abgeschlossene und deklarierte Arbeitspakete beziehen, UND
- der Budgettransfer ist durch die technische Projektimplementierung gerechtfertigt.
Frage: Gibt es Überprüfungen seitens der EU-Kommission?
Antwort: Ja, jedoch keine finanziellen Überprüfungen. Möglich sind weiterhin Überprüfungen der vereinbarungsgemäßen Projektimplementierung (z.B. inhaltliche Überprüfung) und Einhaltung sonstiger nicht-finanzieller Fördervertragspflichten (z.B. Geistiges Eigentum, Dissemination).
Frage: Welche Dokumente sind als Nachweis notwendig?
Antwort: Dokumente zur technischen Projektimplementierung, zu Veröffentlichungen/Prototypen/Deliverables, zur Durchführung der Arbeiten durch die Projektpartner:innen (Wer hat was gemacht?) sowie sonstige Dokumente als Nachweis der vertragsgemäßen Durchführung (laut Annex 1 des Fördervertrages). NICHT NOTWENDIG sind z.B. Zeitaufzeichnungen, Gehaltszettel oder Verträge, Aufzeichnungen zur Abschreibungspraxis, Rechnungen, sonstige Dokumente zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Kosten.
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