Die Kommunikation zwischen der EU-Kommission und dem Projektkonsortium findet in Horizon Europe über eine elektronische Austauschplattform, das "Funding & Tender Opportunities Portal", statt. In diesem Portal müssen sowohl im Konsortium als auch von den Projektpartner:innen organisationsintern verschiedene Rollen und Zugriffsrechte zugewiesen werden.
Informationen der EU-Kommission:
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Es gibt zwei Hauptkategorien:
- Organisationsrollen: Diese sind auf die gesamte Organisation und deren Daten bezogen, erlauben jedoch keinen Zugriff auf Projekte/Verträge. Dazu gehören auch die Auditrollen, welche nur im Falle eines Audits vergeben werden.
- Projekt-/Vertragsrollen: Diese Rollen werden jeweils pro Projekt/Fördervertrag vergeben und beinhalten unterschiedliche Rechte (Lese-, Schreib- und/oder Einreichrechte).
Einige Rollen werden automatisch aufgrund der Informationen im Projektantrag vergeben. Prinzipiell können die meisten Rollen je nach Bedarf von der Organisation zugewiesen werden. Eine Person kann gleichzeitig mehrere Rollen innehaben.
Zwei Arten von Rollen werden jedoch zwingend von der EU-Kommission verlangt:
- LEAR (Legal Entity Appointed Representative) - Organisationsrolle
Der LEAR ist die administrative Kontaktperson für die EU-Kommission. Neben der Verantwortung für sämtliche organisationsbezogenen Daten im Portal, hat der LEAR auch bestimmte Ernennungsrechte (z.B. LSIGN, FSIGN; Bitte beachten: Die LSIGN- und FSIGN-Rolle für ein bestimmtes Projekt/einen bestimmten Fördervertrag werden vom CoCo oder PACo des jeweiligen Projekts/Vertrags vorgenommen).
Pro Organisation ist nur ein LEAR möglich und dieser wird vom Validation Service der EU-Kommission validiert. - PCoCo (Primary Coordinator Contact) - Projektrolle
Diese Rolle steht für die für Anfragen, Berichte und Mitteilungen an die EU-Kommission hauptverantwortliche Person. Der PCoCo reicht diese für das Konsortium ein.
Pro Projekt ist nur ein PCoCo möglich.
Hier finden Sie einen Überblick über die einzelnen Rollen:
Quelle: Online Manual der EU-Kommission
Organisationsrollen
- LEAR (Legal Entity Appointed Representative): s. oben
- Self-registrant: erste Person, die eine Organisation im Participant Register einträgt, bevor ein LEAR validiert wurde
- Account Administrator: Person zur Unterstützung des LEAR bei dessen Aufgabenerfüllung
- LSIGN (Legal Signatory): Ernennung durch den LEAR oder einem Account Administrator; Projektzuweisung durch den CoCo oder PaCo
- FSIGN (Financial Signatory): s. LSIGN
- PAuCo und AuCo ((Primary) Audit Contact): Ernennung ausschließlich im Falle eines Audits; LEAR ist automatisch als PAuCo nominiert und ernennt weitere (P)AuCos.
Projektrollen
- (P)CoCo (Primary) Coordinator Contact): Hauptkontaktperson zwischen dem Konsortium und der EU-Kommission für ein bestimmtes Projekt
- PaCo (Participant Contact): Repräsentant:in für jede andere Organisation im Konsortium außer der koordinierenden Organisation
- TaMa (Task Manager): Übernahme beschränkter Aufgaben möglich
- TeMe (Team Member): beschränkte Zugriffsrechte (Such- und Leserechte) möglich
- PLSIGN (Project Legal Signatory): Unterzeichnung von Förderverträgen und Vertragsänderungen für eine Organisation
- PFSIGN (Project Financial Signatory): Unterzeichnung von Finanzberichten (Form C) für eine Organisation
Bitte beachten: In ERC- und MSCA-Projekten gibt es spezifische Abweichungen.
Fragen und Antworten
Frage: Wie erfolgt die Ernennung eines neuen LEAR, wenn der bestehende die Organisation verlässt?
Antwort: Der neue LEAR wird direkt durch das Validation Service ohne neue Organisationsregistrierung validiert. Dazu ist der Ablauf im Online Manual der EU-Kommission zu beachten.
Frage: Was kann man tun, wenn der Zugang zu dem validierten PIC der Organisation verloren gegangen ist?
Antwort: Primär sind der LEAR und/oder "Account Administrators" dieser Organisation zu kontaktieren. Ist der LEAR nicht (mehr) verfügbar und es gibt keine "Account Administrators", muss ein neuer LEAR für die Organisation ernannt werden.
Unter diesem Link erhalten Sie beschränkten Zugang zu einer spezifischen Rubrik innerhalb des "Paricipant Register", wo Sie die notwendigen Daten enkodieren und die Dokumente für die Neuernennung eines LEARs generieren, unterzeichnen und hochladen können.
Nach Übermittlung der Dokumente können Sie direkt Kontakt mit dem Validation Service der EU-Kommission aufnehmen.
Nähere Informationen auch in den FAQ der EU-Kommission.
Frage: Wo finde ich Informationen zu den neuen Rollen "Primary Audit Contact (PAUCO)" sowie "Audit Contact (AUCO)"?
Antwort: Im Online Manual der EU-Kommission unter "Roles and access rights".
Frage: Müssen Nicht-Projektpartner:innen (engl. "third parties) ebenfalls Rollen im Portal zugewiesen bekommen?
Antwort: Nein, Nicht-Projektpartner:innen (z.B. Subcontractors, Affiliated Entities, Associated Partners) brauchen keine Rollen, da diese keine Zugangsrechte zum Portal erhalten. Alle notwendigen Schritte im Portal sind von dem/r Koordinierenden bzw. Projektpartner:in vorzunehmen.
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