Personalkosten in Horizon Europe

Wie bei allen Kosten müssen auch bei den Personalkosten die allgemeinen Voraussetzungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllt sein. Dazu kommen weitere spezielle Voraussetzungen, die von der jeweiligen Personalkategorie (z.B. Arbeitnehmer*innen, KMU-Eigentümer*innen) abhängen.

Einerseits müssen die Personalkostenregeln der EU-Kommission zwingend bei der Berechnung eingehalten werden, damit die Kosten von der EU-Kommission auch gefördert werden.

Andererseits muss die auf das Projekt entfallende Arbeitszeit mittels sogenannter "Declarations" und/oder Zeitaufzeichnungen („time sheets“) dokumentiert werden. Die Anforderungen an diese Nachweise sind im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Artikel 20.1 beschrieben. Die EU-Kommission stellt eine Vorlage für eine "Declaration" zur Verfügung. Werden sowohl "Declarations" als auch Zeitaufzeichnungen geführt, dürfen sich diese inhaltlich nicht widersprechen.

Personalkosten von Arbeitnehmer*innen

Die in der Praxis wichtigste Kategorie der Personalkosten sind die Kosten von Arbeitnehmer*innen (Art. 6.2.A.1 des GA). Pro Mitarbeiter*in ist ein Tagessatz zu berechnen, der mit der Anzahl der für das Projekt gearbeiteten Tage multipliziert wird (Personalkosten = Tagesäquivalent x Tagessatz).

Stundenweise Zeitaufzeichnungen sind optional weiterhin möglich, allerdings müssen die Stunden für die ABrechnung (d.h. bei jeder Berichterstattung an die EU-Kommission) in ein Tagesäquivalent umgerechnet werden. Für diese Umrechnung stehen drei Optionen zur Auswahl:

1. Option 1: fixes Tagesäquivalent (= 8 Stunden) 
2. Option 2: durchschnittliche Sollstundenanzahl pro Tag laut Vertrag (ABER: nicht möglich, wenn der individuelle Vertrag keine Bestimmung der durchschnittlichen Sollstundenanzahl pro Tag zulässt)
3. Option 3: (der höhere Wert zwischen den „Standard-Jahresproduktivstunden“ eines/r Vollzeitangestellten gemäß der üblichen Praxis und 90% der Standard-Sollarbeitszeit eines/r Vollzeitangestellten) dividiert durch 215

Das Ergebnis ist auf den nähesten Halbtag auf- bzw. abzurunden (z.B. Ergebnis von 7,4 --> Aufrundung auf 7,5). Diese Rundung erfolgt im Rahmen der Umrechnung pro Berichtsperiode.

Bitte beachten: Es darf nur eine Umrechnungsoption pro Personalgruppe (d.h. unter ähnlichen Bedingungen beschäftigte Personen) gewählt werden.

Alternativ zu der soeben beschriebenen Abrechnung als „tatsächliche Kosten“ ist auch die Abrechnung mittels „Durchschnittspersonalkosten“ ("unit costs“) möglich, sofern dies im GA erlaubt ist (s. Artikel 6.2.A.1 GA).

Abrechnung von Personen, die in mehreren geförderten Projekten mitarbeiten

Werden die Personalkosten einer Person über mehrere Förderprogramme (z.B. HE, H2020, FP7, nationale Projekte) abgerechnet, so sind die Personalkosten für jedes Programm nach den Regeln des jeweiligen Programms zu berechnen. In der Regel führt das zu unterschiedlichen Teilern, es sind aber auch Abweichungen im Nenner möglich (wenn sich die herauszurechnenden, nicht-förderfähigen Kosten voneinander unterscheiden).

Bitte beachten: Zur Vermeidung von Doppelförderungen dürfen pro Person und Jahr nicht mehr als 100% der förderfähigen Personalkosten über EU-geförderte Projekte abgerechnet werden. 
Darüber hinaus ist die sogenannte "horizontale Obergrenze" zu beachten: Pro Person dürfen nicht mehr als ... in EU-Projekten abgerechnet werden

• ... 215 Tage bzw. die errechneten maximalen Tagesäquivalente pro Kalenderjahr

Bitte beachten: Für Horizon 2020 gilt eine Obergrenze von 1.720 Stunden bzw. die zur Berechnung herangezogenen Jahresproduktivstunden.

Weitere Kategorien von „Personalkosten“

Als Personalkosten gelten außerdem:

Art. 6.2.A.2 GA: “Costs for natural persons working under a direct contract" - Die von der EU-Kommission vorgegebenen Kriterien sind bei freien Dienstverträgen nicht erfüllt, da diese Kriterien (insbesondere des Weisungsrechts und des Präsenzerfordernisses) in Widerspruch mit österreichischem Recht stehen. Die Kosten sind jedoch nicht verloren, sondern sind bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen unter der Kategorie "Arbeitnehmer:innen" nach Artikel 6.2.A.1 MGA oder "Sonstige Waren-, Werks- oder Dienstleistungen" nach Artikel 6.2.C.3 MGA förderbar.

Art. 6.2.A.3 GA: “Costs for seconded persons by a third party against payment” - Die Überlassung muss durch Organisationen erfolgen, die nicht die Überlassung von Arbeitskräften zum Unternehmensgegenstand haben (z.B. eine nicht am Projekt beteiligte Organisation überlässt eine Arbeitskraft einem Beneficiary für die Projektmitarbeit gegen Entgelt). Es darf sich um keine Überlassung durch Leiharbeitsfirmen handeln. 

Art. 6.2.A.4 GA: "Costs for SME owners or natural person beneficiaries not receiving a salary" - Diese müssen mittels eines fixen Tagessatzes abgerechnet werden. s. "Nähere Informationen" am Ende der Seite.

Leistungen, die NICHT als „Personalkosten“ gelten:

Arbeitskräfte, die von Leiharbeitsfirmen (d.h. Unternehmen, die die Überlassung von Arbeitskräften zum Unternehmensgegenstand haben) überlassen werden, sind als Dienstleistungsvertrag (Kostenkategorie C.3 „other goods, works and services") bzw. als Unterauftrag (Kostenkategorie B. „subcontracting“) abzurechnen.

Werkvertragsnehmer*innen und Experten/Expertinnen, die auf Honorarbasis entlohnt werden, gelten ebenfalls als Dienstleistungsvertrag bzw. Unterauftrag.

Gehaltsbestandteile und deren Förderfähigkeit

Welche Gehaltsbestandteile sind förderfähig?

Förderfähig sind die laufenden Gehaltszahlungen, inklusive 13. und 14. Gehalt sowie sonstige fixe Gehaltsbestandteile, die sich aus Verträgen, nationaler Gesetzgebung sowie Betriebsvereinbarungen ergeben. Dazu zählen ebenfalls verpflichtende Zulagen. 
Des Weiteren zählen Lohnnebenkosten wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie Sachbezüge (z.B. Essensbons, Dienstwagen, Dienstwohnung) zu den förderfähigen Gehaltsbestandteilen.
Variable Gehaltsbestandteile wie Prämien oder Bonuszahlungen sind nur unter gewissen Voraussetzungen förderfähig: Diese müssen anhand objektiver Kriterien ausbezahlt werden, die zumindest in den internen Regelungen des Beneficiary festgehalten sein müssen, UND sie müssen einheitlich ausbezahlt werden (d.h. nicht nur für EU-Projekte) UND, falls zutreffend, müssen sie die speziellen Kriterien für Zuschüsse erfüllen (= "supplementary payments"). 
 

Welche Gehaltsbestandteile sind nicht förderfähig?

Gehaltszahlungen, die für den/die Fördernehmer:in keine tatsächlichen Kosten darstellen (z.B. Altersteilzeit, Karenzzeiten) und Dividendenzahlungen sowie willkürliche Bonuszahlungen (d.h. die nicht auf objektiven Kriterien beruhen und/oder nicht einheitlich ausbezahlt werden) und Bonuszahlungen, die von der Budgetverfügbarkeit im Projekt abhängen, sind nicht förderfähig. 
Für variable Gehaltsbestandteile besteht keine Fördermöglichkeit, wenn die Auszahlung auf Basis wirtschaftlicher Ziele oder der Einwerbung von Fördermitteln erfolgt, und oder diese die spezifischen Kriterien für varibale Gehaltsbestandteile nicht erfüllen (s. "Welche Gehaltsbestandteile sind förderfähig?").
 

Wann sind objektive Kriterien für Bonuszahlungen gegeben?

Objektive Kriterien für Bonuszahlungen sind bei Erfüllung dieser drei Voraussetzungen gegeben:

1. Angabe des/der konkreten Arbeitnehmers/in
2. Bestimmbarkeit der Summe (z.B. EUR 5 extra pro Stunde, 10% Bonus vom Jahresgehalt)
3. Begründung der Bonuszahlung (z.B. Tätigkeit als Projektleiter:in)

Was sind häufige Stolpersteine bei Gehaltsbestandteilen?

Reisekosten: Diese werden teilweise über das Jahreslohnkonto abgerechnet und sind dann nicht in der Tagsatzberechnung zu berücksichtigen. Teile der Reisekosten können lohnnebenkostenpflichtig sein, diese Lohnnebenkosten sind herauszurechnen.

Wechsel der Anstellung: Laut AMGA ist für jede Person in der jeweiligen Berichtsperiode nur ein (1) Tagsatz zu berechnen. Gibt es einen Wechsel in der Anstellung, und/oder (größere) Gehaltsunterschiede (z.B. Praktikant:in wird Projektmitarbeiter:in), so sind die maximalen Tagesäquivalentefür jeden Anstellungswechsel getrennt zu berechnen und anschließend zu addieren. Der eine (1) Tagsatz wird schließlich mittels Heranziehung der gesamten Gehaltskosten berechnet. 

Austrittszahlungen: Diese sind förderfähig, aber nicht im Tagsatz zu berücksichtigen, sondern gesondert zu berechnen. Es kann nur jener Anteil in die Berechnung miteinbezogen werden, der auf die Projektperiode entfällt (z.B. Jubiläumszahlungen,Urlaubsauszahlungen). 

Zahlungen, die erst im Nachhinein feststehen: Diese sind nicht förderfähig, bevor der Aufwand entstanden ist (z.B. Rückstellungen für Prämien,  Pensionskasse). 

Was ist bei der Abrechnung zu beachten?

Um eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten, sind folgende Vorgehensweisen zu empfehlen:

• enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Personalabteilung und dem Controlling 
• laufende Kontrollen zur Vermeidung von Doppelförderungen 
• richtige Verbuchung auf der jeweiligen Kostenstelle 
• zentrale Berechnung der Tagsätze inklusive Dokumentation der Berechnung
   

Welche Unterlagen sind als Nachweis für die Personalkosten wichtig?

Declaration und/oder Zeitaufzeichnungen!

Beispiele für weitere Nachweise:

• Jahreslohnkosten
• Betriebsvereinbarungen
• Arbeitsverträge inkl. etwaiger Ergänzungen/Zusatzverträge
• Berechnungsdetails
   

Nähere Informationen finden Sie ...

• im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 6.2.A (Personalkosten)
• auf unsererm FAQ-Seite
• in unserem Factsheet "KMU-Eigentümer:innen und natürliche Personen (als Projektpartner:innen) ohne Gehalt in Österreich"