Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Inhalte aus dem 8. und 9. Meeting der Nationalen Kontaktstellen für Recht und Finanzen in Horizon Europe mit der EU-Kommission.
NCP-Meetings
Kostenabrechnung
- Interne Leistungsverrechnung
- Klinische Studien
- Finanzielle Unterstützung Dritter ("Financial Support to Third Parties")
Evaluierung/Antragstellung
- Teilnahme von Evaluierenden an NCP-Informationsveranstaltungen
- Rebuttal-Pilot
- Lump Sum-Personalkosten-Dashboard
- Central Validation Service
Audit
Sonstiges
- Ethics assessment
- UK-Assoziierung
- Annotated Model Grant Agreement (AGA)
- "Horizon Europe Implementation Days"
Bei einer Abrechnung von tatsächlichen indirekten Kosten müssen diese auch bei einem späteren Audit belegt werden können.
Bitte beachten: Die Berechnung darf nicht zu höheren Stückkosten in EU-Projekten im Vergleich zu Nicht-EU-Projekten führen!
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Internal Invoicing in Horizon Europe".
Da es dazu keine spezifischen Regeln in Horizon Europe gibt, können diese Kosten unter den Voraussetzungen der jeweiligen Kostenkategorie (z.B. Personalkosten, Subcontracting-Kosten, interne Leistungsverrechnung) abgerechnet werden.
Die Fördermöglichkeit von Kosten klinischer Studien besteht unabhängig davon, ob dies in den Ausschreibungsbedingungen des Arbeitsprogramms erwähnt ist.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Clinical Trials in Horizon Europe: How to declare costs - Examples".
Finanzielle Unterstützung Dritter ("Financial Support to Third Parties")
Unabhängig davon, in welcher Form die Beneficiaries die finanzielle Unterstützung an Dritte leisten (z.B. als actual costs oder als lump sums), müssen die Beneficiaries ihre Kosten gegenüber der EU-Kommission immer als tatsächliche Kosten abrechnen (d.h. nur jene Kosten, die die Beneficiaries zum Abrechnungszeitpunkt tatsächlich an die Dritten ausbezahlt haben).
Bitte beachten: Der maximale Betrag für die finanzielle Unterstützung laut Artikel 6.2.D.1 Fördervertrag gilt PRO Empfänger:in der finanziellen Unterstützung (d.h. NICHT pro Sub-Projekt!).
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Financial Support to Third Parties".
Teilnahme von Evaluierenden an NCP-Informationsveranstaltungen
Nehmen Evaluierende an NCP-Informationsveranstaltungen teil, ist eine generelle Präsentation über die eigene Evaluierendenrolle in Horizon Europe grundsätzlich möglich, jedoch risikobehaftet für die Evaluierenden (z.B. Verschwiegenheitsverpflichtung aufgrund des Code of Conduct des individuellen Vertrages, möglicher Interessenskonflikt bei späterer Antragsevaluierung).
Die EU-Kommission empfiehlt, sich auf generelle Hinweise zu beschränken und eine Teilnahme an Veranstaltungen die auf bestimmte Ausschreibungen, auf ein Pre-Screening, auf die Beratung von Pre-/Full-Proposals und/oder auf bilaterale Interaktion mit potentiellen Antragstellenden gerichtet sind, zu vermeiden.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Expert Evaluators Participation at NCPs Info Events".
Im Rahmen des “Rebuttal“-Prozesses können Antragstellende zum Evaluierungsergebnis ihres Antrages Stellung nehmen. Ein normaler Prozess dauert zwischen 5-8 Tagen (am längsten im EIC Pathfinder). Das Rebuttal dient ausschließlich zur Erklärung von Missverständnissen und Verbesserung von faktischen Fehlern.
Ein Hinweis auf Rebuttal-Möglichkeit wird in den Ausschreibungskriterien enthalten sein. Das finale Ranking wird durch das Rebuttal-Ergebnis nicht beeinflusst.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Pilot on Right-to-react (rebuttal)-state of play".
Lump Sum-Personalkosten-Dashboard
Die EU-Kommission stellt für die Evaluierenden ein Dashboard mit Durchschnittspersonalkosten in den verschiedenen Ländern zur Verfügung, das diesen zur Orientierung dienen und bei der Evaluierung unterstützen soll. Es ist nicht für Antragstellende gedacht, dennoch gab es Kritik von Stakeholdern verschiedener Länder an der Höhe der im Dashboard dargestellten Personalkostensätze pro Land. Die EU-Kommission widerspricht weitgehend den angeführten Kritikpunkten zu den Dashboard-Daten, wird jedoch trotzdem in Zukunft einige Änderungen vornehmen (z.B. Zahlungsdaten durch Fördervertragsdaten ersetzen, Daten weitgehend auf Horizon Europe beschränken, neues Excel-Tool zur Errechnung und zum Vergleich des nationalen Durchschnitts mit den Dashboard-Daten).
Die EU-Kommission hat betont, dass das Dashboard lediglich der Orientierung dient und nicht zu automatischen Personalkostenkürzungen führt. Faktoren wie Inflationsrate, Gehaltssteigerungen etc. sollten im Antragsbudget berücksichtigt werden. Sofern die budgetierten Personalkosten höher als 80% der Dasboard-Daten sind, ist eine Begründung beizufügen. Die Lump Sum-Budgettabelle muss nicht an die EU-Kommission gesendet werden, kann jedoch im Rahmen eines Audits eingesehen und auf Plausibilität geprüft werden.
Im Falle von ungerechtfertigten Kürzungen steht ein Redress offen.
Die Daten werden 2-3 Mal pro Jahr aktualisiert (z.B. wurde der Mittelwert im Juni 2023 um 10% erhöht).
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Lump Sum Funding in Horizon Europe" (ab Folie 5).
Die durchschnittliche Validierungsdauer liegt zwischen 5-6 Tagen. Bisher gab es keine Fälle, in denen Beneficiaries den Fördervertrag wegen Verspätungen im Validierungsprozess nicht unterzeichnen konnten.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Central Validation Service (CVS) - Role and Responsibilities".
System and Process Audit (SPA)
Laut EU-Kommission steht noch nicht fest, wann und für welche Organisationen solche SPAs möglich sein werden.
Diese richten sich hauptsächlich auf die Überprüfung der Kontrollsysteme des Beneficiary.
Auf Lump Sum-Projekte haben diese keinen Einfluss, da das SPA auf die finanzielle Berichterstattung gerichtet ist (die es in Lump Sum-Projekten nicht gibt).
Die Ergebnisse eines SPA sind vertraulich und werden Evaluierenden nicht übermittelt (d.h. kein Einfluss auf künftige Projektevaluierungen).
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "System and Process Audit".
Es gibt drei Möglichkeiten im Rahmen des "ethics assessment": 1. self-assessment 2. pre-screening in cases with probably no ethical issues 3. ethic screening. Beim self-assessment wurde künstliche Intelligenz neu in die Tabelle aufgenommen, dual use und exclusive focus on civil applications wurden aus der Tabelle entfernt.
Ethik-Probleme werden geflagged aber führen grundsätzlich nicht automatisch zu spezifischen Ethik-Anforderungen.
Kosten für Ethik-Beratende sind förderfähig.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Ethics in Horizon Europe".
Die formelle Assoziierung zu Horizon Europe erfolgte mit 1.1.2024 (d.h. alle Ausschreibungen mit Call-ID „2024“ betroffen).
Bei Fragen zu Assoziierungen steht Ihnen Dipl.Ing. Ralf König zur Verfügung. Nähere Informationen finden Sie auch auf der Themenseite "Assoziierung des Vereinigten Königreichs zu Horizon Europe".
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Association of the UK to Horizon Europe".
Annotated Model Grant Agreement (AGA)
Die EU-Kommission erwähnt, dass das AGA ein "lebendes Dokument" ist und es daher voraussichtlich nie ein finales AGA geben könnte.
"Horizon Europe Implementation Days"
Die vormaligen "Coordinators' Days" werden als "Horizon Europe Implementation Days" fortgeführt und die Teilnahme ist offen für alle.
Hier finden Sie die Präsentationsunterlage "Implementation days".
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