Das Grant Agreement (GA) enthält genaue Regelungen über die Erstattungsfähigkeit von Kosten in Horizon Europe. Es enthält einerseits Kriterien, die auf alle zu fördernden Kosten zutreffen müssen, und andererseits spezielle Voraussetzungen für die einzelnen Kostenkategorien. Um Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden, empfiehlt sich eine frühzeitige Auseinandersetzung mit diesen Regeln.
Bei der Budgetierung im Antrag und bei der Abrechnung am Ende jeder Berichtsperiode sind die Kosten nach den folgenden Standard-Budgetkategorien aufzuschlüsseln:
- Personalkosten (Factsheet zum Tagessatz für KMU-Eigentümer:innen und natürliche Personen (als Projektpartner:innen) ohne Gehalt s. unten "Nähere Informationen")
- Subcontracting
- Anschaffungskosten: Reisekosten, Ausstattung, sonstige Waren und Dienstleistungen
- Indirekte Kosten
Im Normalfall erfolgt die Abrechnung auf Basis von tatsächlichen Kosten, wobei die folgenden Voraussetzungen jedenfalls vorliegen müssen:
Alle tatsächlichen Kosten müssen …
- dem:r Projektteilnehmer:in tatsächlich entstanden sein (nicht geschätzt/fiktiv/veranschlagt),
- während der Projektlaufzeit entstanden sein (Ausnahme: Kosten für Schlussbericht bis 60 Tage nach Projektende),
- budgetiert sein (im Budgetvoranschlag des Grant Agreement angegeben; nähere Informationen zu Budgetumschichtungen),
- in Zusammenhang mit dem Projekt entstanden und für seine Umsetzung notwendig sein (gemäß der Projektbeschreibung des Grant Agreement),
- feststellbar und nachweisbar sein und unter Einhaltung der anwendbaren Buchhaltungsstandards und üblichen Buchführungsprinzipien in der Rechnungsführung des:r Projektteilnehmers:in ausgewiesen sein,
- mit dem anwendbaren nationalen Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht übereinstimmen sowie
- vernünftig und gerechtfertigt sein und mit den Grundsätzen wirtschaftlicher Haushaltsführung (insbesondere der Wirtschaftlichkeit und Effizienz) in Einklang stehen.
Keinesfalls förderfähig sind u.a. folgende Kosten
- geschuldete Zinsen
- Wechselkursverluste
- Bankgebühren für Überweisungen von der EU-Kommission
- abzugsfähige Mehrwertsteuer (Bitte beachten: Die nicht-abzugsfähige Mehrwertsteuer ist förderfähig, d.h. wenn der:die Projektpartner:in nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.)
In bestimmten Fällen, die im Grant Agreement festgelegt sind, können Kosten auch mittels einheitlicher Sätze als sogenannte Stückkosten (engl. "unit costs“) abgerechnet werden. Dabei müssen der Projektbezug, die Notwendigkeit der verrechneten "Einheiten" für das Projekt und ihre Verwendung während der Projektlaufzeit (Ausnahme: Kosten für Schlussbericht bis 60 Tage nach Projektende) nachgewiesen werden können.
Die indirekten Kosten werden in Horizon Europe mit einer Pauschale (engl. "Flat Rate“) abgegolten. Dafür sind keine Nachweise notwendig.
Sofern im Grant Agreement festgelegt, können Kosten mittels sogenannter „Lump Sums“ abgerechnet werden. Vorausgesetzt, die Kosten wurden budgetiert (im Budgetvoranschlag des Grant Agreement angegeben), sind in Zusammenhang mit dem Projekt entstanden und für seine Umsetzung notwendig (gemäß der Projektbeschreibung des Grant Agreement) und die Deliverables wurden in der festgelegten Periode vollständig abgeschlossen (Ausnahme: Kosten für Schlussbericht bis 60 Tage nach Projektende).
Es können pro Projekt keinesfalls mehr Kosten als der im Grant Agreement angegebene maximale Gesamtförderung (engl. "maximum grant amount“) gefördert werden.
Erreicht oder überschreitet der beantragte EU-Beitrag zu den Kosten eines:r Projektteilnehmers:in (dazu zählt auch die 25%-Pauschale für die indirekten Kosten) einen bestimmten Wert (430.000 Euro), ist mit dem Schlussbericht ein Prüfbericht eines:r Wirtschaftsprüfers:in („Certificate on the Financial Statements (CFS)“) vorzulegen.
Gewinnorientierte Projektteilnehmer:innen müssen sowohl im Antrag als auch bei der Berichterstattung etwaige Einnahmen des Projekts angeben. Normalerweise gilt in Horizon Europe ein Gewinnverbot. Als Einnahmen gilt jegliches Einkommen, welches durch das Projekt im Rahmen der Laufzeit erwirtschaftet wird. Bitte beachten: Einnahmen können unter Umständen zu einer Reduktion der Förderung auf Projektebene führen.
Nähere Informationen finden Sie
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 6 & Data Sheet Punkt 3 + Punkt 4.3 (CFS).
- in unserem Informationsblatt "Förderfähigkeit der Mehrwertsteuer in Horizon Europe"
- in unserem Online-Infopaket "Dritte in Horizon Europe"
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