Der eCall bietet Ihnen seit Herbst 2015 viele neue Möglichkeiten. Gerade beim ersten Mal braucht es aber vielleicht etwas mehr an Vorbereitung. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen hier noch ein paar wichtige Hinweise - speziell im Umgang mit Partneranträgen - mitgeben, die Ihnen helfen sollen Ihren Hauptantrag rechtzeitig einzureichen:
- Die Erfassung der Kosten und auch Finanzierung (Förderung) erfolgt vollständig online, direkt im eCall im Menüpunkt "Kosten und Finanzierung". Es gibt kein Upload mehr zu den Kosten, also keinen "Kostenplan" als Excel-File, wie es früher der Fall war.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)
- Die Eingabe von Kosten erfordert Arbeitspakete, d.h. legen Sie zuerst im Menüpunkt "Projektdaten/Arbeitspakete" alle erforderlichen (aber max. 10) Arbeitspakete an. Das verpflichtende Arbeitspaket 1 "Projektmanagement" ist bereits automatisch angelegt.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)
- Die Kosteneingabe kann für das gesamte Konsortium über die Konsortialführung gemacht werden. Bitte beachten Sie, dass Sie als Konsortialführung nicht auf den MitarbeiterInnen-Pool eines Partners zugreifen können, also Personen eines Partners nicht automatisch ins Projekt ziehen können. Das kann immer nur ein Partner selbst, wenn er auch die Möglichkeit dazu hat (siehe Delegieren der Kosteneingabe).
D.h. aber nicht, dass Sie alle Daten manuell eingeben müssen! Für jede Kostenkategorie gibt es direkt bei der Eingabe eine Import-Funktion. Mit dieser Funktion bekommen Sie auch immer eine passende Excel-Vorlage, die Sie z.B. gut im Hintergrund vorbereiten können und dann im eCall importieren können. Im Reiter "Übersicht" gibt es zusätzlich einen Button für einen Gesamtimport, wo pro Partner rsämtliche Kostenkategorien in einer Excel-Vorlage zur Verfügung stehen und Sie so auch eine komplette Kostenstruktur (für einen Partner oder sich selbst) hochladen können.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)Genauso ist es möglich, dass Sie die Kosteneingabe an einen Partner zu delegieren und die Eingabe flexibel durchzuführen. Das können Sie pro Partner individuell regeln. Delegieren heißt nicht automatisch, dass ein Partner alle seine Kosten eingeben muss. So kann ein Partner z.B. einfach die relevanten Personen aus seinem MitarbeiterInnen-Pool in die Personalkosten ziehen und die Kosteneingabe wieder an die Konsortialführung zurück geben.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)Haben Sie einem Partner die Kosteneingabe delegiert und möchten aber selbst noch einmal über die Zahlen drüber arbeiten, dann muss Ihnen der Partner die Eingabe wieder aktiv zurück geben. Das kann nur der Partner selbst machen. Das Delegiereen und Rückgeben zwischen Konsortialführung und Partnern ist jederzeit möglich und ist auch unabhängig davon, ob der Partner seinen Partnerantrag bereits abgeschickt hat, oder nicht.
Haben Sie als Konsortialführung das Recht der Kosteneingabe, dann ist die Eingabe unabhängig vom Status des Partnerantrags. D.h. auch wenn ein Partner seinen Partnerantrag bereits abgeschickt hat (Status "Vollantrag eingereicht"), können Sie die Kosten eingeben.
- Den Online-Kostenplan können Sie auch ausdrucken. Im Menü "Abschluss" finden Sie unten einen blauen Link "Druckansicht", der Ihnen den gesamten Antrag in einer vorformatierten Ansicht bereitstellt. Im unteren Teil finden Sie die gesamte Kostenstruktur tabellarisch und für alle Partner dargestellt.
- Es ist besonders wichtig, dass die Angaben, die Sie als Konsortialführung beim Anlegen eines Partners machen, korrekt sind. Pro Partner müssen Sie die Partnerrolle aus dem Drop-Down-Menü angeben und im Falle der Partnerrolle "Unternehmenspartner" auch eine Angabe zur Unternehmensgröße (KMU-Status). Damit definieren Sie die Quote und max. zulässige Förderung für dieses Projekt, wie sie im Ausschreibungsleitfaden definiert sind.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)
- Als Konsortialführung haben Sie auch die Möglichkeit, einen bereits eingereichten Partnerantrag wieder zur Bearbeitung zu öffnen. So - und in Kombination mit der verteilten Kosteneingabe - haben Sie die größtmögliche Flexibilität in der Antragstellung.
- Denken Sie aber immer daran: Sie können Ihren Hauptantrag erst abschließen, wenn alle Partner zuvor ihren Partnerantrag abgeschlossen haben! Noch einmal als Hinweis: die Kosteneingabe ist unabhängig davon, d.h. haben Sie als Konsortialführung das Recht zur Eingabe, dann können Sie das jederzeit machen, auch wenn ein Partner seinen Partnerantrag bereits abgeschlossen hat.
(> weiterführende Information im eCall-Tutorial)
- Der eCall prüft einige Eingaben automatisch und weist Sie sofort auf fehlende oder fehlerhafte Eingaben hin. Im Menüpunkt "Kosten und Finanzierung" finden Sie z.B. unterhalb der Tabelle in orange oder rot die Ergebnisse der Regelprüfungen. Orange bedeutet, dass eine Abweichung festgestellt wurde. (Beispielsweise dass es eine Abweichung gibt zwischen den Daten, die Sie für einen Partner angegeben haben und den Daten, wie sie in den Stammdaten des Partners selbst angegeben sind). Das soll ein wichtiger Hinweis für Sie als Konsortialführung sein bzw. auch uns in der weiteren Projektbetreuung, behindert aber das Abschließen eines Antrags nicht. Rot hingegen erscheinen Meldungen, die auf einen Fehler hinweisen, den Sie unbedingt korrigieren müssen, damit Sie den Antrag abschließen können. (Beispielsweise wenn Obergrenze der max. zulässigen Förderung überschritten wurde).
- Nutzen Sie das umfangreiche Tutorial zum eCall.