Im Vertrag über F&E-Dienstleistungen sind die vereinbarte Leistung, das maximale Leistungsentgelt und der Auszahlungsplan festgehalten. Die Auszahlung erfolgt in Raten zu den im Vertrag festgelegten Berichtslegungsterminen. Für jede Zahlung ist eine Rechnung zu legen.
Rechnungslegung per eCall:
Die Rechnungslegung erfolgt über die Berichtslegungsfunktion im eCall. Die ARGE-Leitung legt einen Bericht („erstellen + bearbeiten“) an und fordert die etwaigen Partner auf, die jeweiligen Teilrechnungen im eCall hochzuladen. Die ARGE-Leitung fügt dann noch den entsprechenden Bericht dazu und schließt im eCall die Einreichung ab.
Die Rechnungsadresse lautet:
An
Auftraggeber einsetzen (z. B.: Bundesministerium für Klimaschutz, Klima- und Energiefonds etc.)
Per Adresse:
Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbH
Sensengasse 1
1090 Wien
ÖSTERREICH
ODER
An die
Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbH
Sensengasse 1
1090 Wien
ÖSTERREICH
Anleitung Schritt für Schritt:
- Der Projektstatus ist „Laufendes Projekt“ sobald der unterschriebene Vertrag über F&E Dienstleistungen in der FFG eingelangt und verbucht ist
- Im Menü auswählen „Aktion beginnen“
- Für die Auszahlung der 1. Rate „Zwischenbericht erstellen“ auswählen.
o Als Berichtszeitraum Datum Projektstart und Datum der Rechnungslegung angeben.
o Jeder Partner lädt die 1. Rechnung, hoch und gibt im eCall Kosten-Sheet jeweils Rechnungsnummer, Betrag und allfällige USt. an
o Die Rechnung muss die 6-stellige Projektnummer sowie den Projektnamen beinhalten.
- Sobald alle Partner ihren Teil abgeschlossen haben: Abschließen. Zwischenbericht ist eingereicht.
- Für die Auszahlung der 2. Rate „Zwischenbericht erstellen“ auswählen.
o Als Berichtszeitraum Datum der letzten Rechnungslegung und Datum der Fälligkeit des Zwischenberichtes (siehe Vertrag) angeben.
o Jeder Partner lädt die 2. Rechnung hoch und gibt im eCall Kosten-Sheet jeweils Rechnungsnummer, Betrag und allfällige USt. an
o Falls kein Onlinebericht erstellt wurde, lädt die ARGE-Leitung den jeweiligen Zwischenbericht dazu.
- Sobald alle Partner ihren Teil abgeschlossen haben: Abschließen. Zwischenbericht ist eingereicht.
- Für die Auszahlung der Endrate „Endbericht erstellen“ auswählen
o Als Berichtszeitraum Datum der letzten Rechnungslegung und Datum des Projektendes (siehe Vertrag bzw. ggf. Vertragszusatz) angeben.
o Jeder Partner lädt seine Rechnung hoch und gibt im eCall Kosten-Sheet Rechnungsnummer, Betrag und allfällige USt. an
o ARGE-Leitung erstellt den Endbericht und lädt Ergebnisbericht und publizierbare Kurzfassung dazu.
- Sobald alle Partner ihren Teil abgeschlossen haben: Abschließen. Endbericht ist eingereicht.
Dem Auftraggeber steht ab Einlangen des Zwischen- bzw. Endberichtes eine Prüffrist von 60 Tagen zu. Im Falle einer erforderlichen Nachbesserung des Berichtes oder Korrektur der Kosten auf Grund mangelnder Leistungserbringung, beginnt die Prüffrist erneut mit Wiedereinreichung des verbesserten Berichtes.
Nach positiver Prüfung des Berichtes und der Rechnungen wird der ARGE-Leitung der Gesamtbetrag überwiesen. Die ARGE-Leitung leitet den etwaigen Partnern deren Anteile dann weiter.
Zwischenbericht und Endbericht verstehen sich als Tätigkeitsberichte, die den Verlauf und die Tätigkeiten des Projektes beschreiben.
Die vereinbarte Leistung wird in einem Ergebnisbericht zu Projektende vorgelegt. Im Ergebnisbericht ist jedenfalls der Erkenntnisgewinn nachvollziehbar darzustellen, der eine Forschungs- & Entwicklungstätigkeit bedingt. Der Ergebnisbericht hat in veröffentlichbarer Form erstellt zu werden. Eine Vorlage des Ergebnisberichtes finden Sie bei der jeweiligen Ausschreibung.
Die Berichte werden im eCall online erstellt. Für ältere Ausschreibungen gilt: zur Berichtserstellung müssen die im eCall bzw. Download vorgegebenen Formularvorlagen verwendet werden. Weitere Uploads (z. B. Präsentationen etc.) als Teil der Berichtslegung sind möglich.
Im Zuge der Endberichtslegung (mit Endbericht, Ergebnisbericht, publizierbarer Ergebniskurzfassung) ist von jedem ARGE-Partner eine Schlussrechnung inklusive Leistungsaufstellung der ausgewiesenen Kosten des gesamten Projektes als pdf beizulegen. Die Detaillierung der Leistungsaufstellung erfolgt Analog der Kostendarstellung im Anbot, also eine Übersicht der angebotenen Stundensätze mit tatsächlichen Stunden, Rechnungsbeträge der Sachkosten- und Drittkostenpositionen, Reiseabrechnungen und der entsprechenden Summen je Kostenkategorie. Die Originalbelege werden nicht mitgeschickt, müssen aber für eine etwaige Prüfung nachvollziehbar vorhanden sein.
Die Höhe der Endrate ergibt sich aus der Differenz zwischen den bereits bezahlten Raten und dem noch offenen Betrag auf Basis der Verrechnung nach tatsächlichem Aufwand mit maximalem Leistungsentgelt.
Konsortien mit ausländischen Partnern
- Gemäß Doppelbesteuerungsabkommen-Quellensteuerentlastung ist die Voraussetzung für die Zahlung von Raten die Vorlage eines ZSQU-Formulars von jedem ausländischen Partner im Konsortium.
- Das ZSQU-Formular finden Sie hier zum Download.
- Das ZSQU-Formular ist von der zuständigen Steuerverwaltung zu unterzeichnen und gilt für ein Jahr ab Unterschrift. Entsprechend sind die in diesem Jahr erwarteten Zahlungen an die Organisation anzugeben.
- Senden Sie das ausgefüllte Formular bitte mit Unterschrift im Original per Post an Ihren zuständigen FFG-Programmmanager.