„Subcontracting“ bedeutet, dass im Fördervertrag festgelegte Projektaufgaben (engl. „action tasks“), die nicht von den Projektteilnehmenden selbst durchgeführt werden (können), an Dritte ("third parties") ausgelagert werden.
Ein Subcontractor erhält von einem/r Projektteilnehmenden einen Auftrag über die Umsetzung eines „action task“ und stellt anschließend für diese Leistung eine Rechnung zu einem marktüblichen Preis.
Subcontracts müssen immer an den/die Best- oder BilligstbieterIn vergeben werden (d.h. bestes Preis-Leistungs-Verhältnis und/oder niedrigster Preis).
Auf Subcontracting-Kosten werden keine indirekten Kosten für den/die Projektteilnehmende:n aufgeschlagen (d.h. Subcontracting-Kosten sind bei Berechnung der 25%-Pauschale für indirekte Kosten nicht zu berücksichtigen.).
Im Gegensatz dazu, handelt es sich bei "Contracts" (Kategorie 6.2.D.3 "Sonstige Waren und Dienstleistungen") zwar ebenfalls um Verträge über Werk- oder Dienstleistungen bzw. Warenlieferungen, diese betreffen aber nicht die Durchführung von „action tasks“ durch den/die Dritte:n.
Eine weitere Voraussetzung für die Förderfähigkeit ist, dass die Vergabe des "Subcontracts" im Fördervertrag vereinbart und budgetiert wurde. Ansonsten trägt der/die Projektteilnehmende das Risiko für die nachträgliche Anerkennung der Kosten durch die EU-Kommission.
Die Verantwortung für die Arbeit des Subcontractors (Qualität der Arbeit, rechtzeitige Fertigstellung etc.) trägt der/die Projektteilnehmende, der/die das Subcontracting vergeben hat. Es ist vertraglich zu vereinbaren, dass das vom Subcontractor geschaffene geistige Eigentum dem/r Projektteilnehmenden zufällt, damit diese/r den im Fördervertrag festgelegten Verpflichtungen (z.B. durch die Gewährung von Zugangsrechten o.Ä.) nachkommen kann. Die FFG stellt eine Vorlage für einen solchen Sideletter zur Verfügung.
Unzulässig ist die Vergabe von Subcontracts an Projektpartner:innen desselben Projekts sowie die Auslagerung der Aufgaben des/r Koordinators/in (siehe Artikel 41.2 des Fördervertrages). Subcontracting an sogenannte „affiliated entities“ (Mutter-, Tochter-, Schwestergesellschaften) ist nur in Ausnahmefällen förderfähig.
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 13 sowie Artikel 8 (Übersicht zu "third parties" und Abgrenzung).
- in der Aufzeichnung unseres Webinars "Third Parties in Horizon 2020"
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