Personalkosten in Horizon 2020

Wie bei allen Kosten müssen auch bei den Personalkosten die allgemeinen Voraussetzungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllt sein. Dazu kommen zusätzliche, spezielle Voraussetzungen, die von der jeweiligen Personalkategorie (z.B. Arbeitnehmer:innen, KMU-Eigentümer:innen) abhängen.

Die auf das Projekt entfallende Arbeitszeit muss mittels Zeitaufzeichnungen (engl. "time sheets“) dokumentiert werden. Die Anforderungen an die Zeitaufzeichnungen sind im Annotated Model Grant Agreement (AGA), Artikel 18.1.2 beschrieben. Nur bei Personen, die ausschließlich (d.h. zu 100%) für ein Projekt arbeiten, genügt eine sogenannte "Declaration". Die EU-Kommission stellt eine unverbindliche Vorlage zur Verfügung.

Personalkosten von Arbeitnehmer:innen

Die in der Praxis wichtigste Kategorie der Personalkosten sind die Kosten von Arbeitnehmer:innen (Artikel 6.2.A.1 des Fördervertrages). Für die Abrechnung ist pro mitarbeitender Person ein (1) Stundensatz zu berechnen, der mit der Anzahl der für das Projekt tatsächlich gearbeiteten Stunden multipliziert wird (Personalkosten = Stundensatz multipliziert mit den Projektstunden).

Der Stundensatz kann auf jährlicher oder auf monatlicher Basis berechnet werden. Für die Berechnung auf Jahresbasis werden die jährlichen Brutto-Brutto-Kosten (Grundgehalt, Lohnnebenkosten und sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile) durch die Jahresproduktivstunden dividiert (Stundensatz = jährliche Brutto-Brutto-Kosten dividiert durch die Jahresproduktivstunden).

Für die Jahresproduktivstunden stehen drei Optionen zur Auswahl:

1. „1720 Stunden“ (fixe Zahl für alle Vollzeit-Angestellten; für Teilzeit-Mitarbeiter:innen sowie Mitarbeiter:innen die unterjährig angestellt werden, ist der aliquote Anteil zu berechnen) 
2. „Individuelle Jahresproduktivstunden“: jährliche Sollarbeitszeit (laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) plus Überstunden minus Fehlzeiten (Krankenstände etc.)
3. „Standard-Jahresproduktivstunden“ des/r Projektteilnehmenden: Berechnung nach den üblichen Kostenrechnungsprinzipien, wobei die Standard-Jahresproduktivstunden mind. 90 % der jährlichen Sollarbeitszeit (siehe Option 2) entsprechen müssen.

Für die jährliche Berechnung gilt: Ist am Ende der Berichtsperiode das laufende Wirtschaftsjahr noch nicht abgeschlossen, so muss der Stundensatz aus dem letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahr für die Berechnung herangezogen werden (Beispiel: Wirtschaftsjahr von 1.1.-31.12.2020; Ende der Berichtsperiode = 31.10.2020; für das Jahr 2020 ist somit der Stundensatz aus dem Jahr 2019 heranzuziehen).

Für die Berechnung auf Monatsbasis werden die monatlichen Brutto-Brutto-Kosten durch ein Zwölftel der Jahresproduktivstunden (Option 1 oder 3) dividiert. Sonderzahlungen wie das 13./14. Gehalt sind dabei zu aliquotieren.

Pro Organisation und Wirtschaftsjahr kann nur eine (1) Variante – monatliche oder jährliche Stundensatzberechnung – gewählt werden.

Gehaltsbestandteile, die aufgrund der Mitarbeit im Projekt für zusätzliche Arbeit oder Expertise bezahlt werden („additional remuneration“), zählen nicht zu den Brutto-Brutto-Kosten. Sie sind nur für Non-Profit-Organisationen förderfähig, wobei weitere Voraussetzungen erfüllt sein müssen.

Alternativ zu der soeben beschriebenen Abrechnung als „tatsächliche Kosten“ ist auch die Abrechnung mittels „Durchschnittspersonalkosten“ ("unit costs based on the usual cost accounting practises of the beneficiary“) möglich.

Abrechnung von Personen, die in mehreren geförderten Projekten mitarbeiten

Werden die Personalkosten einer Person über mehrere Förderprogramme (z.B. Horizon 2020, 7. Rahmenprogramm, nationale Projekte) abgerechnet, so ist für jedes Programm ein eigener Stundensatz nach den Regeln des jeweiligen Programms zu berechnen. In der Regel führt das zu unterschiedlichen Stundenteilern, es sind aber auch Abweichungen im Nenner möglich (wenn sich die herauszurechnenden nicht-förderfähigen Kosten in den einzelnen Programmen unterscheiden).

Bitte beachten Sie, dass zur Vermeidung von Doppelförderungen pro Person und Jahr nicht mehr als 100% der förderfähigen Personalkosten über EU-geförderte Projekte abgerechnet werden dürfen. Stunden, die nicht auf EU-Projekte geschrieben werden, werden im Falle eines Audits nicht geprüft.

Weitere Kategorien von „Personalkosten“

Als Personalkosten gelten außerdem:

Artikel 6.2.A.2 des Fördervertrages: “Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary other than an employment contract” - Bitte beachten: Die von der EU-Kommission vorgegebenen Kriterien sind bei freien Dienstverträgen nicht erfüllt, da diese Kriterien in Widerspruch mit österreichischem Recht stehen. Es können für diese Kosten die jeweiligen Voraussetzungen der Kategorien "Arbeitnehmer:innen" (Artikel 6.2.A.1 des Fördervertrages) oder "Sonstige Waren-, Werks- und Dienstleistungen" (Artikel 6.2.D.3 des Fördervertrages) im Einzelfall geprüft werden.

Artikel 6.2.A.3 des Fördervertrages: “Costs for personnel seconded by a third party against payment”: Unter diese Kategorie fällt nur die Überlassung von Personen durch Organisationen, die keine Leiharbeitsfirmen sind und kein finanzielles Interesse verfolgen (d.h. somit nicht die Arbeitskräfteüberlassung durch professionelle Agenturen, hier gelten die Voraussetzungen der Kategorie "Sonstige Waren-, Werks- und Dienstleistungen" (Artikel. 6.2.D.3 des Fördervertrages)).

Artikel 6.2.A.4 (“Costs for SME owners who do not receive a salary”) und Artikel 6.2.A.5 des Fördervertrages ("Costs of ‘beneficiaries that are natural persons’ not receiving a salary"): Unter diesen Kategorien sind KMU-Eigentümer:innen bzw. natürliche Personen (die selbst Projektteilnehmende sind) abzurechnen, die kein Gehalt beziehen. Sie erhalten für ihre Leistungen einen fixen Stundensatz (nähere Informationen finden Sie unter "Downloads").

Leistungen, die nicht als „Personalkosten“ gelten

Leiharbeitskräfte, die von Agenturen „verliehen“ werden, deren Geschäftsmodell aus der Überlassung von Arbeitskräften besteht, fallen nicht unter die Personalkosten. Sie sind als „Contracts“ (Kategorie 6.2.D.3 "Sonstige Waren und Dienstleistungen“ ) bzw. „Subcontracts“ abzurechnen.

Werkvertragsnehmer:innen und Expert:innen, die auf Honorarbasis entlohnt werden, gelten ebenfalls als „Contracts“ bzw. „Subcontracts“.

Fragen und Antworten

Frage: Ist eine Führungskräftezulage förderfähig?

Antwort: Ja („complement for holding a management post”).

Frage: Ist eine Gewinnbeteiligung förderfähig?

Antwort: Eine „echte“ Gewinnbeteiligung ist nicht förderfähig. Allerdings sind Zulagen, die von der finanziellen Leistung der Organisation abhängen ("complements based on the overall financial performance of the organisation"), förderfähig, wenn die übrigen im Annotated Grant Agreement, Seite 49 genannten Voraussetzungen erfüllt sind.

Frage: Sind variable Gehaltsbestandteile und Leistungsprämien förderfähig?

Antwort: Laut Annotated Grant Agreement sind variable Gehaltsbestandteile ("variable complements", z.B. eine Prämie zusätzlich zum Festgehalt) dann förderfähig, wenn sie auf einem rechtlichen Anspruch (Gesetz/Kollektivvertrag/Dienstvertrag) beruhen und die Höhe der Zahlungen von objektiven und dokumentierten Kriterien abhängt. Ansonsten handelt es sich entweder um „additional remuneration“, die gegebenfalls nur für Non-Profit-Organisationen förderfähig ist, oder um nicht förderfähige "arbitrary complements".

Nähere Informationen finden Sie ...

• im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 6.2.A (Personalkosten)
• in unserem FAQ-Dokument
• in der Aufzeichnung unseres Webinars "Übersicht und Neuigkeiten zu den Horizon 2020 Personalkosten"
• in der Entscheidung der EU-Kommission zu den "unit costs" für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt