In Horizon 2020 dienen Prüfungen dazu, einerseits die Übereinstimmung des Projektes mit dem jeweiligen Fördervertrag und andererseits dessen korrekte Durchführung sicherzustellen.
Es gibt verschiedene Arten von Prüfungen, die sowohl unterschiedliche Zwecke haben, als auch von unterschiedlichen Stellen durchgeführt werden:
"Certificate on the Financial Statements" (CFS)
Nähere Informationen finden Sie unter "Certificate on the Financial Statements (CFS)"
"Certificate on the Methodology" (CoMUC)
Dieses Zertifikat ist freiwillig und dient zur Bestätigung für den/die Projektpartner:in, dass seine/ihre Methode zur Berechnung der Durchschnittspersonalkosten den Horizon 2020-Regeln entspricht. Durch die seltene Anwendung von Durchschnittspersonalkosten in Österreich im Rahmen von Horizon 2020-Projekten, wird von dieser freiwilligen Zertifizierung wenig Gebrauch gemacht.
Audit durch die EU-Kommission
Der Schwerpunkt dieser auch als "Second Level-Audit" bezeichneten Überprüfung liegt normalerweise auf finanziellen Aspekten der Projektdurchführung. Sie können entweder von Mitarbeitenden der EU-Kommission selbst oder durch beauftragte, externe Auditierende durchgeführt werden.
Bitte beachten: Auch etwaige Nicht-Projektpartner:innen ("third parties") können geprüft werden! Stellen Sie als Projektpartner:in daher unbedingt (vertraglich) sicher, dass die EU-Kommission diese Rechte gegenüber den Dritten ausüben kann. Zu diesem Zweck können Sie unseren Sideletter als Vorlage verwenden.
Auf Basis des Audits werden etwaige nicht-förderbare Kosten zurückgefordert bzw. bei der nächsten Zwischenzahlung abgezogen. Bei Feststellung systematischer Fehler, können die Auditergebnisse auch auf andere Projekte oder Perioden des/r Projektpartners/in ausgedehnt werden (engl. "extension of findings"). Darüber hinaus können Audits sonstige finanzielle sowie administrative Konsequenzen nach sich ziehen.
Bitte beachten: Der/Die betroffene Projektpartner:in muss sämtliche Aufzeichnungen/Nachweise vom Beginn eines Audits bis zu dessen Ende (inklusive „follow-up“) aufbewahren und nach Aufforderung vorlegen können.
Die Kosten im Rahmen eines Audits während der Projektlaufzeit sind in Horizon 2020 prinzipiell förderbar.
Prozessablauf
- Schreiben der EU-Kommission im Funding & Tender Opportunities Portal oder per eingeschriebenem Brief
- Unterlagenprüfung (engl. "desk review") durch die EU-Kommission bzw. den/die Auditierende:n
- eventuell zusätzlich: Vor-Ort-Prüfung (engl. "on-the-spot visit") durch die EU-Kommission bzw. den/die Auditierende:n
- Erstellung und Übermittlung eines Entwurfs des Auditberichts (in welchem die Ergebnisse (engl. "findings") festgehalten werden) durch die EU-Kommission bzw. den/die Auditierende:n an den/die Projektpartner:in
- der/die betroffene Projektpartner:in hat 30 Tage Zeit, etwaige Anmerkungen zu übermitteln (engl. "contradictory audit procedure")
- Finalisierung und Übermittlung des Auditberichts sowie des sogenannten “letter of audit conclusions (LoC)"
- eventuell: Follow-Up (z.B. bei Kostenaberkennung, Förderreduktion)
Bitte beachten: Etwaige Kostenanpassungen aufgrund des Audits werden von der EU-Kommission selbst vorgenommen, der/die betreffende Projektpartner:in hat diesbezüglich keine Schritte zu unternehmen.
Nachweise und Aufzeichnungen
Zum Nachweis der vertrags- und rechtskonformen Projektausführung sowie der Kostenabrechnung müssen die Projektpartner:innen entsprechende Aufzeichnungen aufbewahren und auf Verlangen der EU-Kommission vorweisen bzw. zugänglich machen. Die Aufbewahrungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre nach ausgezahlter Schlusszahlung (engl. "balance payment“) beziehungsweise darüber hinaus bei etwaigen laufenden Prozessen.
Grundsätzlich müssen die Projektpartner:innen die Dokumente im Original aufbewahren. Digitale und digitalisierte Dokumente sind jedoch in Österreich zulässig, weshalb sie auch von der EU-Kommission als solche akzeptiert werden (vorausgesetzt sie entsprechen den jeweiligen nationalen Rechtsvorgaben). Nicht-originale Dokumente können von der EU-Kommission anerkannt werden.
Zum Nachweis der Personalkosten müssen zusätzlich sogenannte Zeitaufzeichnungen (engl. "time sheets“) geführt werden.
Abgerechnete Kosten, die vom/von der Projektpartner:in nicht entsprechend den Horizon 2020-Vorgaben nachgewiesen werden können, können von der EU-Kommission aberkannt werden.
Bitte beachten: Die Projektpartner:innen sind dafür verantwortlich, dass auch deren "linked third parties" diesen Verpflichtungen nachkommen!
Aufbewahrungsdauer im 7. Rahmenprogramm (FP7): mindestens 5 Jahre nach ProjektENDE!
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 18.
Nähere Informationen finden Sie ...
- im Annotated Grant Agreement (AGA), Artikel 22.1.3
- im Online Manual der EU-Kommission
- im Indicative Audit Programme der EU-Kommission
- in der Präsentation der EU-Kommission zum "H2020 Coordinator's Day: Amendments / Reporting and Payments"
- in der Präsentation der EU-Kommission "H2020 Coordinator's Day: Grant Agreement Preparation"
- in der Präsentation der EU-Kommission "Audits in Horizon 2020"
- im Guide der EU-Kommission "How to avoid errors when claiming costs in H2020 grants"
Audit durch den Europäischen Rechnungshof
Hierbei handelt es sich um ein sogenanntes "Third Level-Audit", bei dem der Europäische Rechnungshof die Arbeit der EU-Kommission überprüft und dabei auch die Projektpartner:innen und eingebundene "third parties" prüfen kann.
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